تالار گفتگوی تخصصی متا
مرجع علوم انسانی متا => مرجع حسابداری (تالار تخصصی حسابداری) => مرجع حسابداری صنعتی => نويسنده: هدایت رستگاری در ۱۳ اسفند ۱۳۹۳ - ۱۲:۳۴:۱۴
-
با سلام و خسته نباشید خدمت اساتید محترم
شرکتی در نیمه دوم سال اقدام به خرید نرم افزار جدیدی کرده و اطلاعات قبلی آنرا به این نرم افزار منتقل کرده. در طی سال ورود و خروج قطعه از انباری به انبار دیگر هم به صورت دستی نوشته و هم در سیستم قبلی ثبت میشده. متاسفانه به دلیل ناهماهنگ بودن سیستم تولید و حسابداری تفاوت بسیاری در موجودی میباشد. هم اکنون انبار گردانی صورت گرفته و تفاوت بسیاری در سیستم جدید و شمارش شده و سیستم قدیمی هست. میبایست چه کار کرد؟
باتشکر
-
عرض سلام خدمت جناب رستگاری عزیز
در گام اول متاسفم که چنین اتفاقی براتون افتاده چرا که بنده بارها و بارها مشکلاتی مشابه مورد شما رو شاهد بودم و شرایطتتون رو درک میکنم.فراموش نکنید که حفظ آرامش و مدیریت انرژی در حل این تیپ مسائل حرف اصلی رو میزنه...
در گام دوم با اجازه شما برخی از اصولی رو که دوستان باید مد نظر داشته باشند تا دچار چنین مشکلاتی نشن رو عرض میکنم بعد سعی میکنم مشکل شما رو تا حد امکان حل کنم...
عزیزان ، رخداد چنین مسائلی با در نظر گرفتن اصول زیر قابل پیش بینی و پیش گیریه:
الف) انتخاب نرم افزار مناسب مالی ، متناسب با آینده فعالیت سازمان
ما اصولا در پروژه های مشاوره از جمله مسائلی که به کارفرما پیشنهاد میدیم این هستش که با بیان دیدگاه و برنامه ریزی های خودش برای آینده سازمان ، دید مناسب رو به ما بده تا از همون ابتدای کار خرید ماژول های نرم افزار رو طوری برنامه ریزی کنیم که نیازی به تغییر نرم افزار در شرایط گسترش فعالیت های سازمان نباشه چرا که این امر مستلزم صرف هزینه و زمان و دوباره کاری های بسیاریه...
ب) انتخاب مناسب ترین زمان برای تعویض نرم افزار
علی رغم تذکر مورد الف در بسیاری موارد تغییر نرم افزار بنا به دلائل گوناگون اتفاق میفته از جمله اینکه شما در زمان انتخاب نرم افزار در سازمان نبودید و از شانس خوبتون درست زمان تغییر نرم افزار استخدام شدید!!!
دوستان عزیزم
فراموش نکنید که حتی در این مرحله از کار هم میشه جلوی بسیاری از دوباره کاری ها رو گرفت.یکی از موثر ترین کارها انتخاب مناسب ترین زمان برای تعویض نرم افزاره
به طور مثال ما حدود 4 سال پیش در پروژه ای با چنین مسئله ای مواجه شدیم...
اما با در نظر گرفتن حجم اطلاعات و گردش ها تصمیم گرفتیم به شیوه ای عمل کنیم که کارفرما بدون هیچ دوباره کاری نرم افزار خودش رو تعویض کرد...
به طور خیلی خلاصه: ما نرم افزار رو به صورت موازی با نرم افزار فعلی سازمان نصب کردیم و اطلاعات پایه هر بخش رو توسط کارشناس همون بخش وارد کردیم تا به این شیوه هر کارشناس پیش از شروع کار با نرم افزار جدید بتونه کار با اون رو یاد بگیره...و پایان سال مالی رو برای استارت نرم افزار جدید در نظر گرفتیم و تنها از طریق ثبت سند افتتاحیه در سیستم جدید و وارد کردن شمارش های انبار واقعی در پایان سال ، کار با نرم افزار جدید رو در سال مالی جدید و البته همچنان موازی با سیستم پیشین شروع کردیم.
ج) مدیریت پروژه و برنامه ریزی دقیق فرآیند تعویض نرم افزار شامل:
زمان نصب سیستم جدید
زمان موازی کاری 2 سیستم
آموزش کارشناسان برای کار با نرم افزار جدید
تقسیم وظائف و تهیه چک لیست های کنترل صحت جابجائی داده ها (خصوصا در شرایطی که کانورتها سیستمی و توسط برنامه نویس انجام میشه)
و...
و اما گام سوم حل مشکل شما دوست عزیز:
دوست عزیز اونچه میتونه به شما کمک کنه اینه که در گام اول با توجه به اینکه اصل و اساس اطلاعات قابل اتکا مربوط به جابجائی های واقعی انباره ، ملاک اصلی شما باید رسید و حواله های دستی انباردار باشه(مشروط بر اینکه اصول و کنترل های لازم روی انبار اجرا شده باشه...) پس شما برای پی بردن به واقعیت در ابتدا کنترل های لازم بر روی مدارک دستی انبار رو باید انجام بدید تا اطمینان حاصل شه که این مدارک قابل اتکا هستند(به عنوان مثال از طریق تخمین مصرف اقلام به اتکا BOM و تعداد تولیدات در بازه زمانی 6 ماه اول سال و بررسی روند ایجاد و تائید مدارک انبار متناسب با دستورالعمل انبار).در گام بعد باید مدارک دستی انبار رو با گزارشات کاردکس نرم افزار پیشین تطبیق بدید تا اطمینان پیدا کنید اونچه توسط انباردار ثبت و ضبط شده دقیقا وارد سیستم قبلی شده باشه و اطلاعات به لحاظ مقداری با هم برابری کنن.زمانی که اطمینان حاصل کردید که مدارک دستی و سیستم پیشین با هم هماهنگ بوده باید با کمک تکنیک های اکسل و اکسس بین گزارش نرم افزار قبلی و جدید مغایرت گیری کرده و تیپ مشکل ایجاد شده رو شناسائی کنید.با این روش شما حداقل دید پیدا میکنی نسبت به اینکه انبار مقداری در کدوم مستند قابل اتکاست...تا بعد بریم به سراغ شناسائی ریال اقلام... و تطبیق مالی و انبار ! فعلا با توجه به اینکه دید بیشتری از مشکل شما ندارم باید منتظر پاسخ شما در خصوص نتیجه کارهایی که پیشنهاد دادم باشم.
موفق باشید و سرفراز و البته خونسرد در حل این سبک از مسائل!
علیرضا محمدی
مشاور مالی – عملیاتی مدیران صنایع
وبلاگ تخصصی: https://sites.google.com/site/smairteh
-
با تشکر فراوان از توضیحات مفید و کامل شما
هم اکنون در حال بررسی طبق گفته شما هستیم. امید است نتیجه به شکلی بهینه باشد.
با سپاس
-
عرض سلام
خواهش میکنم...
هر جای کار با مشکلی برخورد کردید بنده در خدمتتون هستم.
موفق باشید و سرفراز
علیرضا محمدی