تالار تخصصی ابتکار متن باز

مقایسه سیستمهای یکپارچه . جزیره ای و erp  از دیدگاه کاربردی

اواخر قرن بيستم، كسب و كار تحت تأثير سه پديده مهم تغيير شكل يافت: مشتري، رقابت، تغییر
مشتری: دیگر به هر کالا و هر کیفیت رضایت نمی دهد
رقابت: به دلیل افزایش جمعیت و گستردگی جهانی شدن رقابت به بالاترین شکل ممکن افزایش پیدا کرده است
تغییر:  هیچ مشتری حاضر به خرید خدمات ثابت و بدون تغییر نیست از طرف دیگر هر تولید کننده ای اگر کالاهای خود را با تنوع همراه نکند در بازار رقابت عقب می ماند علاوه بر این در دنیای پر از رقابت امروز که سازمانها و کارفرمایان و صاحبان مشاغل با مشکلات و فشارهای بی شماری از طرف رقیبان ، مشتریان ، شرکا ، و ... روبرو هستند .


برای اینکه یک سازمان یا تولید کننده از قافله عقب نماند نیاز به عناصر حیاتی ذیل است:

1-بهرهوری بالا و برنامهریزی صحیح
2-کنترل قیمت تمام شده محصولات
3-مدیریت صحیح مواد و وجودی کالا
4-کنترل تعهدا ت سازمان و نقد ینگی

با این مقدمه به اهمیت سیستمهای اطلاعاتی پی می بریم



سیستمهای اطلاعاتی توانسته است یه عنوان یکی از ابزارهای کارآمد در پاسخگویی به این فشارها ، نقش مناسب و موثری بر عهده داشته باشد . با وجود چنین نقش ارزنده ای که این سیستمها  در بقاي سازمانهاي امروزي بازي مي كند، نبايد فراموش كرد كه اين سيستمها همانند شمشيري است كه در صورت استفاده نا بجا و يا پياده سازي نامناسب، بنيان سازمان را به طور كامل بر باد مي دهد خطري كه متاسفانه تا كنون گريبانگير 50% شركتهايي شده است كه اين سيستمها را پياده سازي نموده اند.

اکنون این سوال مطرح می شود که با توجه به گستردگی شرکتهای ارایه دهنده این سیستمها چه نوع سیستمی برای سازمان یا شرکت ما مناسب است. که برای جواب به این سوال باید ابتدا انواع طبقه بندی این سیستمها را از نظر کاربردی بدانیم

انواع سیستمهای نرم افزاری از نظر کاربردی

1-سیستمهای کوچک تک منظوره : این سیستمها بصورت پکهای آماده عرضه می شوند که شامل خلاصه ای از بسیاری از عملکردهای حسابداری می باشد تمام عملیات مربوط به موجودیهای نقدی و بانکی و خرید و فروش و صدور اسناد حسابداری و کنترل موجودی کالاها را شامل می شود.
این سیستمها معمولا مورد نیاز مشاغل کوچک می باشند  معمولا برای مشاغل 1 تا 5 نفره است

فرایند حسابداری در این سیستمها بسیار ساده است مثلا فرایند فروش کالا

درخواست مشتری -------->  فاکتور فروش ----سند حسابداری فروش
شرکتهای شاغل در این زمینه:
   
مانند سیستمهای شرکتها .  طرفه نگار ، برلیان ، آسان ، رافع ، و غیره

2-سیستمهای جزیره ای :
مجموعه ای از سیستمهایی مالی و اداری می باشد که هر کدام بصورت جداگانه عمل می کند و توسط کاربر اطلاعات بین سیستمها رد و بدل می شود . مثلا در سیستم فرش فاکتور فروش صادر می شود و سپس بصورت جداگانه در سیستم صدور سند توسط کاربر سند حسابداری صادر می شود البته این سیستمها تکامل یافته سیستمهای تک منظوره است و می تواند در برخی موارد بین اجزای ان ارتباط باشد ولی این ارتباط ضعیف است . در سیستم های جزیره ای ما می توانیم به راحتی با تغییرات کنار بیاییم، چون هر مجموعه کار خود را جداگانه انجام می دهد، ابزار ساده تر است، نقش انسان بیشتر است و در واقع سطح نیازها به سیستم و توقعات پایین تر است.

3-سیستمهای اطلاعاتی  mis       (management information systems)
سیستمهای مدیریت اطلاعات سازمان ، نام دیگر این سیستمها سیستمهای یکپار چه اطلاعات است . این سیستمها امروزه در اکثر سازمانهای ایران بکار می رود .این سیستمها به صورت یک بسته نرم افزاری ارایه می شوند که اغلب ساختاري يكپارچه و همواره غير منعطف دارند و طبیعتاً نميتوانند نياز اطلاعاتي سازمانهاي بزرگ را كه فرايندهاي پيچيده و اختصاصي دارند، پوشش دهند.
این سیستمها تکامل یافته سیستمهای جزیره ای است . با این تفاوت که ارتباط بین اجزای سیستم کاملتر شده است ولی فاقد فرایند و قاعده انعطاف پذیر است .
فرایندهای این سیستمها محدود است . این سیستمها  تركيبي از سه پديده سيستم ، اطلاعات و مديريت ميباشد.  سيستم اطلاعات مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي باشد همانطور كه مي دانيم براي مديريت درقرن 21 نمي توانيم از دوعامل چشم پوشي كنيم:
1-استراتژي رقابت؛ و 2-كاهش هزينه ها،  كه خوديك سياست رقابت صادراتي مي باشد.براي لحاظ كردن اين دواستراتژي به كاربردن سيستم هاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات ضروري مي نمايد.
مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي كه به عنوان داده هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد
در واقع، بستههای نرمافزاری، نیازهای محدود را برآورده میسازند البته فرآینده ها در این سیستمها کمی پیچیده تر از مورد 2 است
مثلا فرایند فروش

درخواست مشتری --------تحویل از انبار-------صدور فاکتور فروش------سند حسابداری فروش


مهمترین بخشهای این سیستمها به شرح زیر است :

حوزه مالی:
- حسابداري مالي و كنترل بودجه
- حسابداري اعتبارات
- مديريت منابع و وجوه نقد
حسابداري انبار
- حسابداري اموال
حوزه اداری :
- اتوماسيون اداري    - - مديريت منابع انساني  - - كنترل كاركرد كاركنان (تايم شيت)
حوزه بازرگاني:
مديريت قراردادها             خريد خارجي (سفارشات)            خريد داخلي (تداركات)
مديريت فروش                مديريت توزيع

حوزه توليد و تجهيزات:
اطلاعات مهندسي          برنامه ريزي توليد        نگهداري و تعميرات ماشين آلات و تجهيزات
حوزه مديريت:
جمع آوري و تهيه گزارشات آماري و تجميعي          گزارشدهي به مديريت     مدیریت سهام

هر کدام از سیستمهای فوق به صورت یکپارچه کار می کند و با هم در ارتباط است اما این ارتباط فاقد فرایندهای کامل است بلکه صرفا فرایندی ساده در نظر گرفته می شود همانند مثال فروش
این سیستمهای نه تنها بر اساس فرایندهای ساده کار می کنند بلکه امکان پی گیری فرایندی یا تغییر فرایندی در اکثر این سیستمها امکان پذیر نیست .
نکته : اکثر سیستمهای مورد استفاده فعلی در سازمانها از همین نوع است.

3- سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی erp
Enterprise Resource Planing
ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد . این سیستم بر اساس فرایندهای سازمان پیاده سازی می شود . مثلا فرایند فروش در این سیستم :
در خواست مشتری ------پیش فاکتور فروش--------عقد قرارداد حقوقی ------مجوز تحویل فروش---
--------تحویل کالا از انبار ------محاسبه قیمت تمام شده کالا-------فاکتور فروش -----سند حسابداری فروش

در اینجا سازمانها وارد کانال با قاعده و قانونی می شوند، هر کجا که قرار باشد سیستم تصمیم گیری کند باید از قواعد آگاه بوده و به همین جهت سطح وابستگی افراد بیشتر از سیستم های جزیره ای و یکپارچه است. در کنار این مسئله، بحث تغییرات هم وجود دارد. نیازها تغییر می کند، با تغییر نیازها سیستم نیز باید تغییر کند. کاربر محدود است و در این مرحله است که پشتیبانی وارد عمل می شود. در واقع پشتیبانی در   erpرابطه ای تنگاتنگ با سازمان ایجاد می کند تا بتواند هم پای تغییر نیازها، تغییر در سیستم را نیز ارائه کند و عملا سیستم از سازمان عقب نماند.
سيستم اطلاعات مديريت ( MIS)، اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيري افراد ذيصلاح و مديران ارشد را بطور جداگانه از ساير زير سيستم هاي موجود در يك سازمان گردآوري مي نمود واين در حالي بود كه گزارشات تهيه شده نيز در پاره اي از مواقع با هم تناسخ و تناسب لازم را نداشت  مثلا قيمت تمام شده اي كه توسط حسابداري صنعتي تهيه مي شد با بهاي تمام شده ارائه شده توسط قسمت توليد همخواني نداشت. علت اين ناهمگوني عدم گردش صحيح و كامل اطلاعات بين امور مالي، مديريت ستادي، توليد و انبارداري بود. ERP اين سيستم هاي منفرد از هم را بصورت يك مجموعه كامل در مي آورد كه اين مجموعه از ماجول هاي نرم افزاري معادل با هر يك از سيستم هاي منفرد قبلي، تشكيل شده است.  حسابداري، توليد، انبارداري، خريد و فروش و ساير سيستم هاي موازي موجود در سازمان هنوز ماهيت خود را حفظ مي كنند با اين تفاوت كه اين سيستم ها به نحوي به يكديگر متصل مي شوند كه گردش اطلاعات بطور سيال در كليه اين سيستم ها جريان پيدا كرده و بطور مثال يك مدير براحتي ميتواند به اطلاعات مالي، توليد، انبارداري و ... دريك آن دسترسي داشته باشد و اين سهولت دسترسي در سيستم هاي MIS بدين طريق وجود نداشت. يكي از ويژگي هاي ERP اين است كه آنقدر انعطاف پذير هستند كه بتوان بعضي از ماجول ها را بدون نياز به داشتن كل مجموعه راه اندازي كرد


Linkback: https://irmeta.com/meta/b622/t1739/