موضوع: *چگونه مي توان با استفاده از قانون 20/80 بر كارايي خود افزود؟*

[امیر شهباززاده]

چگونه مي توان با استفاده از قانون 20/80 بر كارايي خود افزود؟

تاليف: F. John Reh
ترجمه: اصغر ناصري
ارديبهشت 1383

    

در سال 1906 اقتصاددان ايتاليايي ويلفردو پارتو[1] يك فرمول رياضي براي توصيف توزيع نابرابر ثروت در كشور خود ابداع كرد. او مشاهده كرده بود كه بيست درصد از مردم بيش از هشتاد درصد ثروت را در اختيار دارند. در سالهاي پاياني دهه 1940، دكتر ژوزف جوران[2] به اشتباه قانون 20/80 را به پارتو نسبت داد و آنرا اصل پارتو خواند (كه نه يك اصل بلكه يك حقيقت اجتماعي در آن سالهاي ايتاليا بود). گرچه اين نامگذاري اشتباه بود، ليكن اصل يا قاعده پارتو كه گاهي بدين نام خوانده مي شود،‌ مي تواند ابزار بسيار موثري براي كمك به مديريت اثربخش باشد.

اين قاعده از كجا آمده است؟

پس از اينكه پارتو مشاهدات خود را انجام داده و فرمول خويش را ابداع نمود، بسياري از محققين پديده هاي مشابهي را در زمينه تخصصي خويش مورد بررسي قرار دادند. پيشتاز مديريت كيفيت دكتر ژوزف جوران كه در سالهاي دهه 1930 و 1940 در آمريكا زندگي مي كرد، يك اصل جهانشمول را شناسايي كرد كه آنرا “اندكهاي حياتي و بسيارهاي كم اهميت[3]” ناميد و بصورت مكتوب در آورد. فقدان دقت كافي در كار اوليه اي كه  انجام داده بود باعث شد، آنرا بسط نظرات اقتصادي پارتو در زمينه اي وسيعتر بدانند. نام اصل، پارتو باقي ماند، شايد به اين علت كه از نامگذاري دكتر جوران براي گوش خوشايندتر بود.

در نتيجه، مشاهدات دكتر جوران از “اندكهاي حياتي و بسيارهاي كم اهميت”، يعني اين اصل كه بيست درصد چيزي اغلب مسئول 80 درصد نتايج است، تحت عنوان اصل پارتو يا قاعده 20/80 باقي ماند.

 
اين قاعده به چه معنا است؟

قاعده 20/80 بدين معنا است كه در هرچيزي، ميزان اندكي (20 درصد) داراي اهميت حياتي و بسياري (80 درصد) كم اهميت و يا داراي اهميت ناچيز است. در مورد پارتو اين قاعده بدين معناست كه  20 درصد مردم 80 درصد ثروت را در اختيار دارند. در كار اوليه جوران چنين بيان شده است كه 20 درصد نواقص باعث 80 درصد مشكلات مي شوند. مديران پروژه ها مي دانند كه 20 درصد كار (اولين ده درصد و آخرين ده درصد) 80 درصد زمان و منابع را صرف مي كند. مي توانيم قاعده 20/80 را در مورد  تقريباً هرچيزي بكار ببريم، از علم مديريت گرفته تا جهان فيزيك.

بعنوان مثال، شايد توجه كرده باشيد كه 20 درصد از لوازم شما بيش از 80 درصد فضاي انبار خانه را اشغال مي كنند و نيز 80 درصد لوازم را 20 درصد از فروشندگان عرضه كرده اند. همچنين 80 درصد فروش ناشي از فعاليت 20 درصد كاركنان بخش فروش است. بيست درصد كاركنان شما مسئول 80 درصد مشكلات هستند اما بيست درصد ديگر، هشتاد درصد توليد را فراهم مي كنند. اين قاعده در هر دو مورد صادق است.

 

اين قاعده چگونه مي تواند بما كمك كند؟

ارزش اصل پارتو براي يك مدير در اين است كه به او متذكر مي شود بر 20 درصد چيزهاي مهم تمركز كند. از ميان كارهايي كه در طول روز انجام مي دهيم، تنها 20 درصد داراي اهميت واقعي هستند آن 20 درصد، 80 درصد نتايج را توليد مي كنند. بايد اين موارد مهم را شناسايي نموده و بر آنها تمركز كرد. برنامه كاري روزانه خود را مرور كنيد. اگر بتوان از موردي طرفنظر كرد، اگر چيزي از قلم افتاده است، بدانيد كه به آن20 درصد امور مهم تعلق ندارد.

در آن زمان يك تئوري مديريت رواج داشت كه پيشنهاد مي كرد اصل پارتو را بعنوان مولد مديريت فوق ستاره تعبير كنند. بنا به ادعاي اين تئوري، از آنجايي كه 20 درصد نيروهاي كاري مسئول توليد 80 درصد از دستاوردها هستند، ما بعنوان يك مدير بايد وقت محدود خود را بر مديريت تنها آن 20 درصد محدود كنيم، افراديكه فوق ستاره ناميده مي شوند. اين تئوري مغشوش است، زيرا از اين حقيقت غفلت مي كند كه 80 درصد وقت ما صرف امور مهم مي شود. كمك به افراد در جهت ارتقا و پيشرفت كاري، استفاده مناسبتري از زمان است و كمك مي نمايد دستاوردهاي خوب مبدل به دستاوردهاي فوق العاده شوند. اصل پارتو را در مورد تمام فعاليتهايمان مي‌توانيم بكار بريم، اما در استفاده از آن بايد نهايت احتياط و خردمندي را اعمال كرد.

اصل پارتو و يا بعبارتي قاعده 20/80 مي تواند بعنوان يك يادآوري روزانه در خدمت ما باشد و بما يادآور شود كه 80 درصد زمان و انرژي خود را بر 20 درصد آنچه واقعاً مهم است، متمركز كنيم. تنها هوشمندانه كار نكنيد، بلكه هوشمندانه بر روي چيزهاي درست و مهم كار كنيد.

 

[spoiler]مراجع:
1. Pareto's Principle - The 80-20 Rule

management.about.com/cs/generalmanagement/a/Pareto081202.htm

 

2. Joseph M Juran -- World's foremost Quality guru.

qimpro.com/jurantemple.htm
[/spoiler]
 

Linkback: https://irmeta.com/meta/b2060/t7084/