اگر مدیریت مشاركتی را به سان رهیافتی جامع برای جلب مشاركت فردی و گروهی كاركنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعریف كنیم و بر این باور باشیم كه مدیریت مشاركتی ارتباط دائم، متقابل و نزدیك بین مدیریت ارشد و كاركنان است می توان
گفت كه:
مدیریت مشاركتی به معنای مشاركت افراد مناسب، در زمان مناسب و برای انجام كار مناسب است.
بر پایه این تعریف، مشاركت كاركنان در كارهایی كه به خود آن ها مربوط می شود؛ مشاركتی داوطلبانه، ارادی و آگاهانه خواهد بود كه این درگیری شخص را تشویق می كند كه به تحقق هدف های گروه كمك كند و در مسؤلیت ها و پیامدهای آنها سهیم شود.
مدیریت مشاركتی دو هدف عمده را دنبال می كند: نخست، ارج نهادن به ارزش های انسانی و به یاری طلبیدن افرادی كه به نوعی با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسیدن به هدف های از پیش تعیین شده به كمك همین افراد. این هدف ها بر چند اصل اساسی استوار است:
1.هر فرد عضو سازمان جزئی از یك ماشین بزرگ به حساب نمی آید، بلكه انسانی برخوردار از قدرت تفكر، هوش و استعداد و تجربه های گرانقدر است كه هر گاه زمینه ها و شرایط مساعد فراهم شود، می تواند همه چیز را به نفع خود و سازمان خود تغییر دهد.
2.هر كار لزوماً به بهترین و مفیدترین حالت ممكن انجام نمی شود و بی تردید می توان هر كار معین را به گونه ای بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام كار (Continuous Improvement) به كمك اعضای مجموعه به صورت گروهی انجام می شود.
3.مشاركت كاركنان كمك می كند تا مدیریت از بسیاری كارهای جزئی آسوده شود و به كارهای اساسی بپردازد.
چنانچه اجرای مدیریت مشاركتی و نظام های تشكیل دهنده آن با موفقیت همراه باشد، از مزایا و پیامدهای چون بهبود روابط انسانی بین مدیریت و كاركنان، تقویت انگیزش در كاركنان، بهبود گردش كار در سازمان، بروز خلاقیت و نوآوری، تقلیل هزینه های تولید كالا و خدمات، افزایش احساس تعلق سازمانی در كاركنان و همسو شدن هدف های آنان با هدف های سازمان و در نهایت افزایش رضایت مشتری و به دست آوردن سهم بیشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
برای دستیابی به این مزایا باید ابتدا ویژگی های افراد مشاركت جو را بشناسیم كه سلامت روانی و ادراكی و توانایی ایجاد اندیشه های بسیار با سرعت زیاد و ارائه آن ها به افراد فرادست؛ ابتكار؛ توانایی ایجاد و ارائه پیشنهادهای جدید؛ استقلال رای و قدرت داوری؛ متفاوت بودن از همكاران در ارائه دیدگاهها و اندیشه های نو ومسؤلیت پذیری، از جمله مشخصات افـراد مشاركت جو است. معمولاً چنین افرادی را می توان در سازمان هایی با ویژگی های زیر یافت:
1.رقابت؛ در آن ها رقابت كامل و فشرده است چرا كه مشاركت در سازمانی تحقق می پذیرد كه رقابت كامل بر آن حاكم باشد.
2.دسترسی مدیران به دانش گسترده؛ مدیران سازمان های مشاركت جو بر این اعتقادند كه دانش در سطح سازمانشان به وفور پراكنده است و خود به راحتی می توانند اندیشه ها و دیدگاه های دیگران را مستقیم و بی واسطه دریافت كنند.
3.حترام به افراد؛ كاركنان این سازمان ها بر این باورند كه می توانند همگام با نیازهای سازمان رشد كنند.
4.روابط دائمی و بلند مدت كاركنان و در نتیجه برخورداری از امنیت شغلی از دیگر ویژگی های این سازمان ها است.
5.استقبال مدیران از عامل تغییر؛ در این سازمان ها همه مدیران تغییر را به عنوان تنها عامل پایداری می دانند و با خشنودی از آن استقبال می كنند. طبیعی است در چنین سازمانی لازم نیست كه مدیر بخش زیادی از وقت خود را با اندیشه دربارة چگونگی برخورد با تغییرات بگذراند، زیرا همه به این باور رسیده اند كه تغییر نوعی ارزش مثبت است.
6.از ویژگی های سازمان مشاركت جو، ساختار متغیر و تعاملی آن است. در فعالیت های از پیش برنامه ریزی شده مناسبترین ساختار، ساختار سنتی و مكانیكی است اما در شرایط مشاركتی، ساختار پویا راهگشاتر است و نظام كنترلی كمتر برقرار می شود. در چنین شرایطی افراد از آزادی عمل بیشتری برخوردارند، البته با این فرض كه در سازمان تعادل و موازنه برقرار باشد، زیرا اعضای چنین سازمانی نه محیط كار خود را آشفته و پر هرج و مرج می خواهند كه افراد به هر كاری دست بزنند و نه این كه می خواهند كنترل مستقیم به گونه ای باشد كه هیچ جرقه ذهنی متبلور نشود.
7.انعطاف پذیری مشخصه دیگر این گونه سازمان ها است. در ساختار سازمانی انعطاف پذیر تحول گرا، تبادل اطلاعات به راحتی انجام می شود و افراد در فرایند تصمیم سازی مشاركت دارند.
گسترش فرهنگ مدیریت مشاركتی ـ به سان رویكردی نو و جامع به كل مجموعه ـ بخشی از هدف های بلند مدت مدیریت است كه نظام های اجرایی آن را با توجه به شرایط خاص سازمان طراحی و به مورد اجرا می گذارند و با جابجایی فرد یا بروز اتفاقی خاص، متوقف نمی شود.
یكی از عوامل اصلی و مؤثر در اجرای مدیریت مشاركتی، صداقت مدیریت است. كاركنان سازمان باید از صداقت مدیریت اطمینان كامل داشته باشند و به خوبی از دلایل آن آگاه باشند. در این صورت با مشاركت دادن كاركنان در امور سازمانی می توان نتایج و پیامدهای همه جانبه ای را برای سازمان و كاركنان آن فراهم آورد. در نظام مشاركت سازمانی، مدیران و كاركنان به تبادل نظر با یكدیگر می پردازند و همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توأم با اعتماد و اطمینان متقابل در سازمان می شود. كاركنان با مشاركت در كارها خود را در سود و زیان سازمان سهیم می دانند و همه تلاش خود را با كمك مدیران در جهت افزایش كارایی و اثر بخشی سازمان به كار می گیرند.
در نظام مشاركت سازمانی، مدیران برای رسیدن به هدف هایشان با راه حل های پیشنهادی بسیاری از سوی كاركنان مواجه می شوند كه پس از ارزیابی آن ها می توانند بهترین راه حل ممكن را انتخاب كنند. نكته مهم در به كارگیری شیوه های مشاركتی توجه به موانع و دشواری های فرا روی مدیران در سازمان هاست، زیرا با كسب آگاهی در زمینه های اجرایی و درك صحیح موانع بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت و در صورت تعامل با كاركنان بهتر می توان به این مهم دست یافت.
ضمن این كه باید زمینه های لازم اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، ساختاری و … را برای اجرای موفقیت آمیز این نظام فراهم كرد تا اجرای آن با بحران مواجه نشود.
سیر تكوین مدیریت مشاركتی
مشاركت یك مفهوم قدیمی است كه ریشه در اداره امور عمومی و افكار مذهبی دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كریم به طور صریح مدیران را مكلف می كند در اموری كه نیاز به تحقیق و تفحص دارد بر مبنای مشورت به تصمیم گیری بپردازند.
به هر حال ، مدیریت مشاركتی علیرغم قدمت تاریخی خود، بعد از انقلاب صنعتی به صورت علمی مورد بررسی قرار گرفت. پیدایش نظریه های كلاسیك، ساختار، تخصص گرایی، عقلایی بودن، و نظم و ترتیب را در سازمانها مورد تاكید قرار دادند (ویلسون و روز بفلد، 1990). تضادهایی كه فلسفه كلاسیك با روح و روان انسانی داشت، موجب گشت توجه به روابط انسانی معطوف گردد.
در سال 1972 التون مایو (اوبرایان، 1984) و همكارانش سعی كردند بین شرایط كاری و بهره وری رابطه ای پیدا كنند. این مطالعات برحسب تصادف، اهمیت مدیریت مشاركتی را كشف كرد و رفته رفته با تاكید بر جنبه های اجتماعی گروه های كار، مكتب جدیدی با نام»روابط انسانی» پایه گذاری شد كه سعی می كرد مشاركت واقعی را مورد تشویق قرار دهد.
مدیریت مشاركتی با كار اندیشمندانی چون آرجریس (1955) ، لیكرت (1961)، هرزبرگ (1968)و لاولر (1986) رو به رشد نهاد و با اشكال و عناوین مختلف، نظیر مدیریت بر مبنای هدف، نظام پیشنهادها، گروه های بهبود كیفیت، و گروه های خود گردان به حیات خود ادامه داد. امروزه مدیریت مشاركتی به عنوان یكی از عناصر تئوری نئوكلاسیك مطرح است. تئوریهای سازمانی و مدیریتی مختلفی در طول سالها با تاكید بر تصمیم گیری مشاركتی شكل گرفته اند كه مهمترین آنها شامل: مدیریت كیفیت فراگیر (گرانت و همكاران، 1992) یادگیری سازمانی (داگسون، 1993) نظریه قدرت دهی (براون و لاولر، 1999)و دموكراسی صنعتی (در بر، 1969) است.
یكی از نظامهای مدیریتی پویا كه نقش مهمی در توسعه منابع انسانی و در نتیجه فرآیند توسعه بانك دارد، نظام مدیریت مشاركتی است. این نظام مدیریتی به عنوان یك نظام مطلوب و كارآمد هم از لحاظ نظری و هم از لحاظ عملی آزمون های موفق خود را گذرانیده است؛ و هم اكنون در كشورهای پیشرفته و نیز در كشورهای در حال توسعه كاملا مورد استفاده بوده و از جایگاه مناسبی برخوردار است. از آنجائیكه منابع انسانی از عوامل زیربنایی فرآیند توسعه می باشد و هرگونه توفیق در فرایند توسعه پایدار یك سازمان مشروط به توفیق در توسعه منابع انسانی است، از اینرو، اهمیت و ضرورت توجه به نظام های مدیریتی توسعه دهنده منابع انسانی آشكار می شود.
نظام مدیریت مشاركتی، نظام همكاری فكری و عملی كلیه اعضای یك سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن سازمان است. در این نظام، كلیه افراد سازمان، درباره روش های حل مسائل و ارتقاء بهره وری سازمان، فعالانه اندیشه كرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می كنند. بدین طریق سازمان از یك نظام هم فكری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان بهره می جوید. نظام مدیریتی به تعبیری در واقع نوعی نظام مدیریت شورایی با شكل خاص خود است. در این نظام برای افكار و خلاقیت های كلیه اعضای سازمان ارزش شایسته قائل شده و در تصیم گیری از آنها استفاده می شود. وجود و جریان این نظام نتایج و پیامدهای مثبت و مطلوب متعددی در بر دارد كه در مجموع نقش مهمی در فرآیند توسعه منابع انسانی ایفاء می كند.
فلسفه و مبانی نظری مدیریت مشاركتی
نیاز انسان به احترام و برابری و اظهار وجود
انسانها فطرتا خواهان برابری با یكدیگرند و تمایل دارند با آنها برخورد محترمانه و مشاركت جویانه شود. خصوصا انسان فرهیخته و متخصص قرن بیستم خواستار این حق است كه «نظر» من را گوش كنید، من هم نظر دارم» مشاركت كاركنان در مدیریت به این خواسته انسانی پاسخ مثبت می دهد.
حمایت و پشتیبانی انسان از نظرات و دستاوردهای خویش
انسانها بطور فطری و طبیعی از چیزهایی كه متعلق به آنهاست حمایت و پشتیبانی می كند، مانند: فرزند، همسر، خانه، پست، نظرات و محصول ساخته شده خود. لذا اگر كاركنان و مشتریان یك سازمان در ارائه نظرات و تصمیم گیری ها و اجرای نظرات خود مشاركت داده شوند، اینگونه نظرات از حمایت و پشتیبانی جدی و قویتری در سازمان برخوردار خواهد بود.
«امروزه بسیاری از مسائلی كه سازمانها با آن روبرو هستند، نتیجه مستقیم رقابت های بی ثمر در مورد وظایف متقاطع یا وظایفی است كه مشخص نیست چه بخشی مسوولیت آن را به عهده دارد. برای كمك به افراد جهت پرداختن به این موضوعات روش های مختلفی ابداع شده است و این روشها همه به «كار موثر گروهی» وابسته است، زیرا در چنین شرایطی، این فقط راه حل نیست كه حائز اهمیت است، بلكه «میزان درك و احساس تعهد» كسانی كه در فرآیند مورد نظر دخالت دارند و در واقع به آن عمل می كنند نیز از اهمیت بسزایی برخوردار است»
كمال جوئی مستمر انسان (بهبود مستمر)
ایجاد بهبود مستمر در استانداردهای كاری سازمانها همیشه اهمیت داشته و امروزه با توجه به نیاز به افزایش مستمر بهره وری، كاهش هزینه ها و رضایت بیشتر مشتریان و ارباب رجوع و افزایش قدرت رقابت از اهمیت بیشتری برخوردار است. اصل بهبود مستمر می گوید نباید هیچ روزی را بدون انجام بهبود فعالیتها سپری كرد. بهبود مستمر تعبیری از این فرمایش امام صادق (ع) است كه می فرماید: «كسی كه دو روزش مساوی باشد ضرر كرده است.»
اگر بخواهیم دو روزمان در زندگی مساوی نباشد باید هر روز از روشهای بهتر، با بهره وری بالاتر، ضایعات كمتر، علم بیشتر، قدرت و تكنولژی بالاتر و ... استفاده كنیم، یكی از روشهای مناسب ایجاد بهبود مستمر استفاده از ایده ها و نظرات و پیشنهادهای كاركنان و مشتریان و پیمانكاران است كه می تواند هر روز دهها و بلكه صدها و هزاران روش كاری سازمان را بهبود بخشد، كه این همان مشاركت فكری با مدیریت است.
توسعه نیروی انسانی در فرآیند مشاركت
مشاركت دادن كاركنان سازمان در اظهار نظر، تصمیم گیری و اجرای نظرات آنها فضایی را در سازمان بوجود می آورد كه موجب توسعه نیروی انسانی می گردد، امروزه سازمانها برای ایجاد هرگونه توسعه ای اعم از فرهنگی، اقتصادی و اجتماعی نخست به توسعه نیروی انسانی نیازمندند.
در سازمانی كه در سال هزاران پیشنهاد ازطرف كاركنان و مشتریان ارائه می گردد و مورد بررسی كارشناسی قرار گرفته و درصدی از آنها نیز به اجرا در می آید، این امر موجب توسعه خود جوش كاركنان خواهد شد، زیرا برای انجام این فعالیتها نیاز به مطالعه، مشورت با متخصصین، مراجعه به استاد فنی سازمان، بررسی مكانیزم دستگاهها و ... می باشد كه این امر موجب افزایش مستمر اطلاعات و كیفیت نیروی انسانی گردیده و پایه های توسعه سازمان را محكم می كند. نظام پیشنهادات یكی از ابزارهای كارآمد در پرورش مغزهاست.
«در آینده مزیت رقابتی پایدار بیشتر بر تكنولوژیهای نوین فرآیند تولید متكی خواهد بود تا بر تكنولوژی تولید محصولات، صنایع نوین آینده بر «قدرت مغزی» انسان تكیه خواهند داشت.»
مشورت كه مشاركت در عقول دیگران است
مدیران بدلیل محدودیت وقت و تخصص از بسیاری از فعالیتها و مسائل تخصصی كوچك و بزرگ سازمان بی اطلاع هستند. لذا در تصمیم گیری های صحیح و مناسب آگاهی از نظرات متخصصین و كاركنان و مشتریانشان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. یكی از روشهای تصمیم گیری صحیح مشورت كردن با صاحب نظران است.
خالق انسانها آخرین فرستاده اش حضرت محمد (ص) را فرمان می دهد كه با مردم مشورت نماید (و شاور هم فی الامر – قرآن كریم) حضرت علی (ع) می فرمایند:
«كسی كه استبداد رای داشته باشد هلاك خواهد شد و كسی كه با مردم مشورت نماید در عقل های آنها شریك شده است.»
مشاركت فكری كاركنان و مشتریان با مدیریت یكی از بهترین روشهای مشورت همگانی با مدیر است كه با اجرای «نظام پیشنهادها» در كلیه سازمانهای تولیدی و خدماتی قابل اجرا می باشد.
نظام پیشنهادها (suggestion system) یكی از شیوه های مدیریت مشاركتی است كه بعد از جنگ جهانی دوم در دنیا متداول گردیده و ده ها كشور پیشرفته جهان در حال حاضر از آن بهره می جویند.
ماساكی ایمائی (1986) در كتاب «روشهای بهبود مستمر» (كایزن)، نظام پیشنهادها را یكی از روشهایی معرفی می كند كه می توان با اجرای آن بهبود مستمر در سازمان بوجود آورد و شركت ماتسوشیتا را كه با 6 میلیون پینشهاد دریافتی مقام اول را در سال 1985 در بین شركتهای ژاپنی بدست آورده ذكر می نماید.
همچنین آمار جالبی از ركورد تعداد پیشنهادهای یك نفر در یكسال نشانگر رقمی بالغ بر 16821 پینشهاد است.
هدایت به بهترین تصمیم با داشتن نظرات بیشتر
یكی از نیازهای مهم مدیر تشخیص بهترین نظر در تصمیم گیری ها است. «بهترین راه داشتن یك نظر خوب، داشتن نظرات متعدد است.» در قران كریم نیز خداوند می فرماید:
فبشر عبادالذین بستمعون القول فیتبعون احسنه
ای پیامبر بشارت ده بندگانی را كه گفتارهای مختلف را می شنود و از بهترین آنها تبعیت می كنند.
یكی از تكینیك هایی كه در فعالیت های هسته های بهبود كیفیت (Quality Circles) كه با مشاركت كاركنان سازمان برای حل مسائل آن تشكیل می گردد، تكنیك طوفان فكری است كه هدف از آن دسترسی به بیشترین نظرات و انتخاب بهترین نظر از بین آنهاست.
امر به معروف و نهی از منكر
امر به معروف و نهی از منكر دو اصل از فروع دین اسلام و اجرای آن موجب اصلاح جامعه و سازمان می گردد. زمانی كه كلیه كاركنان و مشتریان یك سازمان هر نارسایی و مشكلی را در سازمان مشاهده نمایند كه می تواند كیفیت نامناسب، بهره وری پایین و ضایعات وقت و مواد و مانند اینها باشد و آن را به مدیریت سازمان تذكر دهند و پیشنهادهایی جهت رفع آنها ارائه نمایند و همچنین هر روش بهتری كه می تواند موجب بهبود كیفیت فعالیتها گردد و بعبارت دیگر همه فعالیت های سازنده و مخرب را در قالب پیشنهاد كه نوعی امر بمعروف و نهی از منكر است ارائه نمایند سازمان از خطاها مصون مانده و حركت دائمی بسمت كمال خواهد نمود.
خداوند متعال در قرآن كریم می فرماید:
باید از شما گروهی پدید آید كه دعوت كننده به خیر و خوبیها باشند و به كارهای پسندیده فرمان می دهند و از كارهای ناپسند باز می دارند و اینان، آری تنها چنین كسانی به خوشبختی و رستگاری می رسند.
بهبود روابط انسانی بین مدیریت و كاركنان سازمان
یكی از مهمترین عوامل موفقیت سازمانها حاكمیت روابط انسانی مناسب بین مدیران و كاركنان آن سازمان است. در سازمانهایی كه روابط انسانی خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگیزه همكاری خود را با مدیریت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظایف خود نگردیده و به اهداف خود دسترسی نخواهد یافت. مشاركت كاركنان انگیزه آنها را در حل مسائل سازمان افزایش می دهد و چون كاركنان فضایی برای اظهار نظر پیدا می كنند و مدیریت به این نظرات گوش می دهد ارتباط بین مدیریت و كاركنان بهبود یافته و عقده های روانی كه موجب نارضایتی می شود كاهش یافته و یا از بین می رود.