با يک نگاه اجمالي و کلي بر نحوه انجام کار اداري در سازمانها کاملا اين امر واضح و روشن است که تعيين وقت اضافه کاري به ميزان ۵۰ساعت در ماه باعث فرسودگی نیروی کارو اتلاف سایر منابع میشود و در نتیجه هزينه هاي هنگفتي بردوش سازمان ميگذارد که نگاه محققانه ي مدیران را در اين رابطه ميطلبد .
(http://www.aftab.ir/lifestyle/images/2de2efaa1d34ae673121b2595ba4bf5d.jpg)
درحال حاضر به علت مکانيزاسيون شدن، انجام کارهادر بسیاری از سازمانها (بویژه در سازمان تامین اجتماعی) زمان کمتري ميبرد وبسته به انگيزه کاري و روحيه و نشاط کارکنان شايد بتوان درهمان وقت اداري حداکثر کارراانجام داد.در نتيجه يا کاري براي وقت اضافه کاري نميماند و يا اينکه کار کمتري باقي ميماند و يا خود کارکنان براي از بين بردن وقت بطالت در وقت اضافه کاري،مجبورند کار هاي صبح را به بعد از ظهر موکول کنند .که این امر هزينه ها و تبعات زيادي راهم براي کارکنان و هم براي سازمان بهمراه داشته بنابراین از آثار منفی تعیین شاخص حضورفیزیکی (استهلاک زمان ) برای اضافه کاری ميتوان به موارد ذيل اشاره کرد :
1-افزايش هزينه ها به علت افزايش استهلاک و فرسوده شدن وسايل و تجهيزات اداري درطول 12ساعت کارروزانه .
2-افزايش هزينه هابه علت افزايش مصرف انرژي و سوخت.
3-افزايش هزينه هابه علت کاهش راندمان کاری ناشی از کاهش نشاط و توان کارکنان به دليل حضور 12ساعته در محيط کاري و فرسايش روحي و جسمي آنان و بوجود آمدن مشکلات عدیده خانوادگي بدليل نداشتن وقت کافي جهت رسيدگي به خانواده که درنتيجه این مشکلات خود به طور مستقيم در راندمان کاري کارکنان تاثير دارد .
4-اتکای کارکنان به برنامه ريزي سرپرستان وعدم برنامه ريزي و مديريت زمان و کار، توسط کارکنان بدليل نداشتن انگيزه کافي جهت استفاده بهینه از زمان ، به علت انتخاب ملاک ومعیار حضور فيزيکي براي محاسبه اضافه کاري.
5-پايين بودن وقت مفيد کاري در وقت اداري به علت موکول کردن بخشي از کار به بعد از ظهر .
6-پايين اوردن وقت مفيد کاري در وقت اضافه کاري توسط مديريت جهت کاهش فشارروحی و جسمی ناشی از حضور 12ساعته در محیط کاری که از مجموع سه ساعت و نيم اضافه کاري يک ساعت جهت استراحت و صرف نهار و یک ساعت نیزبمنظور ارفاق (کاهش میدهند) و بقيه جهت انجام کار اختصاص ميیابد(براین اساس وقت اختصاص یافته از سوی مدیران دریکماه برای اضافه کاری تقریبا 30ساعت میباشد نه 50ساعت).
واگر فرض کنیم کار واقعی برای وقت اضافه کاری وجود داشته باشد حضور کارکنان در پانزده روز اول ماه برای تکمیل 50ساعت اضافه کاری باید باعث تراکم کار در نیمه دوم ماه شود در صورتیکه چنین چیزی مشاهده نمیشود.
7- معمولا" امروزه در سازمان کارکنان شایسته و نمونه کسانی هستند که ازحضورفیزیکی بالایی در وقت اضافه کاری داشته باشند یا به عبارت دیگر سیاستهای مدیران در تشویق و یا الزام کارکنان ازطریق کاهش پاداشهایی چون بهره وری ،کارانه و...درجهت حضور بیش از پیش کارکنان در وقت اضافه کاری میباشد و این یعنی تقویت تبعات اشاره شده در موارد فوق میباشد بنابراین شاخص حضور فیزیکی (استهلاک زمان ) به معیار تعیین بهره وری کارکنان ،انتخاب کارمند نمونه و برجسته ، شرط شایستگی انتصاب در پستهای بالاتر ، شرط استحقاق بسیاری از پاداشها و غیره تبدیل شده است!.که به نظر میرسد این شاخص در سالهای قبل از تحول سازمانها (قبل از مکانیزاسیون شدن ) به دلیل انجام کارها بصورت دستی مفید بوده است .واکنون (تاریخ مصرف آن گذشته است .)
اگرچه مطالب اشاره شده بایک مشاهده مستقیم کاملا واضح و اشکار است ولی از انجاکه که حفظ و حراست از منابع سازمان شرط بقا و حیات ان میباشد.
انجام یک تحقیق علمی در این رابطه مهم و حیاتی به نظر میرسد. آنچه که پیشنهاد میشود این است که ملاک محاسبه برای اضافه کاری تغییر پیدا کند مثلا"میتوان مقدار کار انجام شده در نظر گرفته شود .درواحد های اجرایی ،قسمتهایی که کار انها بروز و صفر میباشداضافه کاری به انها تعلق پیدا کند یا میتوان امار ماهانه عملکرد قسمتها به عنوان خروجی ها نسبت به ورودیهاسنجیده شود و ملاک محاسبه برای اضافه کاری درنظر گرفته شود. و یا به نسبت خدماتی که به بیمه شدگان(درسازمان تامین اجتماعی ) ارائه میشود باتوجه به تعداد بیمه شدگان تحت پوشش آن واحد اجرایی به آنها اضافه کاری پرداخت شود .
از مزایای آن میتوان گفت که کارکنان برای اینکه وقت اضافه کاری را برای خود و خانواده در نظربگیرند برای بروز رسانی کارها و استفاده صحیح از زمان و بالا بردن وقت مفید در وقت اداری ،با انگیزه قوی برنامه ریزی کرده ابتکارعمل به خرج میدهند واین در ارتقا کارکنان تاثیر بسزایی دارد.
واگر چنانچه برنامه ریزی انها درست نباشد مجبور به پرداخت تاوان آن که همان حضور دروقت اضافه کاری است میشوند مورد بعدی کاهش هزینه استهلاک و فرسودگی تجهیزات و لوازم اداری و کاهش مصرف انرژی وسوخت است که بسیار موردتوجه میباشد. همچنین کارکنان بدلیل این سیستم خود تشویقی برنامه ریزی صحیح و استفاده بهمینه از زمان در وقت اداری را اموزش میبینند و خودسرپرستی که از معیارهای بهره وری میباشد در آنان تقویت میشود .
علاوه برآن یک وقتی برای مطالعه ،عبادت ،پرداختن به خود و خانواده پیدا میکنند که درصورتیکه برنامه ریزی دقیقی از سوی سازمان برای بخشی از آن صورت گیرد میتوان صرف مطالعات شخصی و تحقیقهای علمی ازسوی کارکنان درجهت شرکت فعالانه در مدیریت مشارکتی شود.
همچنین شاخص استهلاک زمان(حضور فیزیکی ) این عامل مخرب وهزینه آورسازمانی از کل معیار های عملکردی کارکنان حذف شده وبا اعمال سیاستهای جدید مدیران، کارکنان بیش از پیش به اهمیت عامل زمان و نقش آن در بهره وری توجه کرده و از آن استفاده بهینه مینمایند وبا اعطای پاداشهای انگیزشی ابتکارو خلاقیت و مدیریت زمان را در کارکنان خود پرورش میدهند .