برای این که بخواهید نامه های یکسانی به چند نفر ارسال کنید و یا فرمی را برای چند پر کنید , قاعدتا اینطور به نظر میاد که باید برای تک تک افراد این نامه را تایپ کرد , که اینکار هم وقت گیر است هم نامه ها ممکن است یکسان نباشند .
امکانی در ورد وجود دارد به نام ادغام پستی یا Mail Merge که با دریافت جدول اطلاعات به طور خودکار و بنا به تنظیمات مورد نیاز اطلاعات متغییر را در نامه و در فیلدهای تعیین شده توسط کاربر جایگذاری میکند
شروع کار ادغام پستی :
ابتدا فایل ورد حاوی نامه خام را باز نموده .
سپس همانطور که گفتم برای استفاده از این ابزار بایستی جدولی حاوی اطلاعات پایه متغییر که قرار است در نامه جایگذاری کنیم آماده کنیم
در MS Word 2007-2010 به تب Mailings رفته و از بخش Start Mail Merge , بر روی Select Recipients کلیک نمایید .
در کشوی باز شده موارد انتخابی زیر وجود دارد
- Type New List
- Use Exiting List
- Select form Outlook Contacts
- با استفاده از Type New List میتوانید جدول اطلاعات خود را در داخل واژه پرداز ورد ایجاد نموده و در همان فایل جاری ذخیره نمایید .
- با استفاده از Use Exiting List میتوانید جدول اطلاعات خود را از برخی از برنامه ها و دیتا بیس های خارجی دریافت نمایید .مانند جدوال موجود در ورد , فایلهای اکسل , فایلهای متنی , دیتابیس های اکسس و sql و ...
- در نهایت Select form Outlook Contacts که همانطور که از اسمش هم پیداست از اطلاعات تماس های داخل Outlook استفاده می کند .
حال میدانیم از چه راههایی میتوانیم جدول اطلاعات پایه و یا تماس را وارد واژه پرداز ورد بنماییم . بنا به سهولت و قابلیت بیشتر Use Exiting List , در توضیحات جاری به تشریح این مورد می پردازیم و استفاده از جدوال خارجی بر پایه ی فایلهای اکسل به علت انعطاف بسیار بالا .
برای اینکار شما فایل اکسلی حاوی اطلاعات پایه در اکسل تهیه نمایید دقت کنید که در اکسل به علت صفحه گسترده بودن و عدم تعریف فیلد به صورت پیشفرض اولین ردیف جدول شما به عنوان فیلدهای شما شناسایی خواهد شد .
فایل اکسلی با اطلاعاتی مانند تصویر زیر ایجاد نمایید :
فایل اکسل را ذخیره نمایید و ببندید . حال به واژه پرداز ورد برگشته و از منوی کشویی Select Recipients با استفاده از Use Exiting List فایل اکسل مورد نظر خود را انتخاب نمایید .
از پنجره ی Select Table شیت مورد نظر خود را که حاوی اطلاعات پایه است انتخاب نمایید .
حال فیلدهای شما که در واقع ردیف اول جدول شما می باشد به صورت خودکار شناسایی میشوند .
اکنون کلیدهای دیگر این بخش مانند تغییر , قرار گذاری , نوشتن , پرینت و ارسال و ... فعال شده است .
در مرحله بعد در همان تب به بخش Write & Insert Fields رفته و کشوی Insert Merge Fields را باز کنید در اینجا میتوانید فیلد های موجود در جدول اطلاعات اکسل را که به ورد منتقل کردیم را ببنید .
اکنون بایستی فیلد های جدول اطلاعات را با استفاده از Insert Merge Fields در متن خام نامه جایگذاری کنید .
کار تمام است میتوانید با استفاده از کلید Preview Results که در همان تب و در بخش Preview Results قرار دارد نتایج کار را در حالت نمایش مشاهد کنید .
ضمنا در همین بخش میتوانید در بین رکوردها جستجو نموده و جابجا شوید .
در نهایت شما میتواند برای ایجاد فایل حاوی تمامی نامه ها , پرینت و ارسال به صورت ایمیل نامه های ایجاد شده از کلید Finish & Merge که در همان تب و در بخش Finish وجود دارد استفاده کنید .
*دوستانی که نمیخواهند با اکسل کار کنند میتوانند از همان بخش اول داده های خود را یا در فایل جاری و در جدولهای مخصوص اینکار وارد نمایند یا فایل ورد دیگری ایجاد کرده و با استفاده از Table جدول اطلاعات پایه خودشان را وارد نمایند .
*اینها تنها نکات کلیدی و بخشی از تنظیمات و توانایی های ادغام پستی بود دوستان میتوانند برای اشنایی هر چه بیشتر تنها با این ابزار کار کنند ...
فوریه 26, 2010, 19:37:54 
