تالار تخصصی ابتکار متن باز

در بخش قبل (اینجا) به مواردی که  بحث مدیریت و کنترل جریان نقدینگی را در شرکت های نرم افزاری خاص می سازد پرداختم. در ادامه می خواهم تجربیاتی که خودم در این چند ساله داشته ام را فهرست کنم. اما پیش از شروع، مجددا تاکید می کنم که یک مدیر مالی برجسته و خبره از تکنیک ها و روشهای عمومی و یا اختصاصی استفاده می کند که می تواند یک شرکت ضرر ده را سود ده کند و آنچه من می نویسم نه از سرتجربه مالی است که در این زمینه هیچ نمی دانم بلکه موارد ذیل از سر مشاهداتم به عنوان مدیر یک شرکت کوچک و متوسط نرم افزاری است.  نکته بعدی توجه به فرمول های سود اوری و افزایش درآمد و کاهش هزینه ها است که خود بحث دیگری را طلب می کند (تلاش می کنم نوشته بعدی را به بحث کسب سود اختصاص دهم)، اما ده نکته ای که باید در زمینه مدیریت جریان مالی شرکت در نظر بگیرد اینها هستند:

   1. مراقب ریسک های پروژه باشید: در بخش قبل اشاره کردم که کسب درآمد در شرکتهای نرم افزاری همراه با ریسکهای رایج در تاخیر یا شکست پروژه های نرم افزاری است. بنابراین علاوه بر لزوم مدیریت ریسک در پروژه، در بحث پرداخت ها هم باید حواستان به تاخیر یا لغو دریافت های پیش بینی شده در پروژه باشد، بنابراین هیچگاه برای پرداختی که وابسته به یک دریافت از یک پروژه است، چک صادر نکنید مگر آنکه به اندازه کافی زمان پس از آن گذاشته باشید و بدانید در صورت عدم توفیق در دریافت پول، می توانید از محل دیگری آن هزینه را تامین کنید و یا می دانید در صورت عدم تامین موجودی لازم، می توانید دریافت کننده چک را به صبر کردن قانع کنید!
   2. یک جریان ثابت مالی ایجاد کنید:  همانگونه که در نوشته قبل هم به آن اشاره کردم، یکی از دشواری های شرکتهای پروژه محور آن است که یک جریان ثابت و مشخص از ورودی مالی وجود ندارد و همه چیز بسته به موفقیت در گرفتن پروژه جدید و موفقیت در دریافت ها صورتحساب ها و صورت وضعیت های آن پروژه است. هنر شما به عنوان مدیر آن است که برای جبران هزینه های ثابت و جاری، بتوانید یک جریان درآمدی هر چند اندک -همان آب باریکه خودمانی!- را ایجاد کنید. برای کسب این درآمد ثابت می توانید روی فعالیت های زود بازده تر و یا دائمی تر توجه کنید: برای مثال در کنار واحد تولید و گروه های مجری پروژه، یک واحد آموزش ایجاد کنید، فروش سخت افزار داشته باشید، درآمد های پشتیبانی را به یک سطح مطلوب و دائمی دربیاورید و یا فروش بسته های نرم افزاری آماده (Package) را در دستور کار قرار دهید و با با شرکتهایی برای اجرای خدمات مرتبط به صورت سالانه با پرداخت های منظم قرارداد ببندید.
   3. رسوب پول ایجاد کنید: یکی از مشکلات مهم ما آن است که همیشه دریافت های مالی مستقیما صرف هزینه ها می شود و یا در خوشبینانه ترین حالت بلافاصله از آن سود برداشت می کنیم، اما اگر بتوانیم با مجتمع سازی حساب های مالی، ایجاد گردش های منظم، ،تاخیر در پرداخت ها نسبت به زمان دریافت ها و یا تشکیل صندوق های پس انداز مشخص از درآمد، یک میزان متوسط اندوخته را در حساب های شرکت نگه داشت، می توان روی سود پول، اخذ وام و یک پشتوانه مشخص در زمان تغییرات بنیادی در شرکت و یا شروع پروژه های جدید حساب باز کرد، این اندوخته، برای روز مبادای شما است!
   4.  دولتی ها متفاوت از خصوصی ها هستند: در مورد هرکدام از تقسیم بندی های بازار باید در همه بخشهای فروش و پشتیبانی و مالی رفتار متفاوتی داشته باشید. در بحث مالی هم رفتار خرید و رفتار پرداخت ها  در دولتی ها و خصوصی ها با یکدیگر تفاوت دارد، برای اینکه خیالتان از پرداخت ها راحت باشد تلاش کنید حتی در فروش Package های آماده در دولتی ها قرارداد ببنید و در خصوصی ها فاکتور با پرداخت یک مرحله ای داشته باشید، حتی اگر در خصوصی ها مایل به عقد قرارداد هستید تلاش کنید برای همه مراحل پرداخت در همان زمان عقد قرارداد چک مدت دار دریافت کنید.  به این ترتیب می توانید خیالتان نسبت به عدم سوخت و سوز پولتان اندکی راحت باشد.
   5. مراقب ۸۰/۲۰  باشید. تئوری ۸۰/۲۰ در بحث مدیریت تقریبا در همه موارد دیده می شود، حواستان باشد ۸۰% مشتریانتان خوش حساب باشند و ۲۰% بدحساب، بنابراین در بخش فروش یا عقد پروژه با هر مشتری کار نکنید، حواستان باشد حداقل ۸۰% دریافت های مالی پروژه را تا قبل از تحویل نهایی پروژه دریافت کنید و حداکثر ۲۰% را به مرحله پرداخت آخر موکول کنید تا در صورت عدم موفقیت در دریافت ضرر مالی چندانی به شما وارد نشود، تلاش کنید قسط های اول پروژه حداقل ۸۰% هزینه های ثابت شما را پوشش دهند و از پرداخت های مراحل بعد، حداکثر ۲۰% صرف هزینه های پروژه گردد و بتوانید از باقیمانده روی سود و سرمایه گذاری حساب کنید. تلاش کنید ۲۰% مشتریانی که ۸۰% درآمد های شما از آنها تامین می شود را شناسایی کنید و روی آنها حساب ویژه باز کنید. از آن سو وقتی می دانید که اکثر هزینه های شرکت نرم افزاری شما (۸۰%) مربوط به نیروی انسانی است، چرا ۲۰% توجه خود را به آن معطوف کنید، شما باید به نیروی انسانیتان به عنوان یک سرمایه نگاه کنید و برای آن سرمایه گذاری کنید (توانمند سازی، آموزش،افزایش بهره وری(کارایی + اثر بخشی) فراهم کردن شرایط مناسب برای محیط کار و ….)
   6. پشتیبانی یا فروش، سود در کدام است؟ ایده آل آن است که شما بتوانید از طریق پشتیبانی (یا همان جریان ثابت مالی مورد ۲) هزینه های شرکت را پوشش دهید و در آمدهای حاصل از فروش را به عنوان سود، سرمایه گذاری و یا توسعه محصول یا بازار کنار بگذارید. البته اینکار برای شرکتهای نوپا و یا با محصولات غیر حیاتی دشوار است و  اینگونه شرکتها می توانند به صورت معکوس عمل کنند تا زمانیکه یک سهم قابل توجه از بازار بدست آوردند و نیاز مشتریان به نرم افزار آنها واقعی و اساسی باشد و به تدریج این روند را معکوس نمایند. در کنار این باید مراقب بود که فعالیت های فروش و خدمات پس از فروش خود به یک مرکز هزینه جدی که سود اقتصادی ندارد تبدیل نشود و منابع حاصل از فروش صرف آن نگردد. ایجاد یک نرم افزار درست از طریق تست های چند لایه متعدد، ساده سازی محصول، تهیه یک رویه سیلابس آموزشی استاندارد و مشخص، مستند سازی کامل و جامع نرم افزار، فروش یک نرم افزار مشخص به چندین مشتری و تقسیم هزینه بین آنها، توانمند سازی تیم پشتیبانی، ارانه خدمات به صورت راه دور و یا از طریق نمایندگی های محلی، کاهش زمان نصب از طریق ارائه زمانبندی دقیق برای انجام کار و معتقد بودن به آن، عینی سازی نرم افزار از طریق ایجاد الگوها (prototype) و مدل های مشخص و … تکنیک هایی برای کاهش هزینه های پشتیبانی است.
   7.  بحث تولید قبل از فروش را جدی بگیرید. پیشتر به بحث فروش قبل از تولید یا تولید قبل از فروش اشاره کرده ام (اینجا) اصولا تولید تحت فشار و یا تولید پس از فروش هزینه بالاتری نسبت به تولید قبل از فروش دارد. بنابراین هزینه های تولید را تا آنجا که می توانید کاهش دهید. برای شرکتهای فروشنده محصول آماده، ایجاد نرم افزار های پویا و دقت در فرآیند نسخه بندی (versioning) نرم افزارها و فروش نرم افزار در تیراژ بالا می تواند موجب کاهش منطبق سازی (customization) اختصاصی برای هر مشتری و طبیعتا کاهش هزینه های تولید و قیمت تمام شده محصول گردد و در شرکتهای پروژه محور، ساخت کتابخانه های آماده، ایجاد کامپوننت ها و مولفه های پرکاربرد، حرکت به سمت نرم افزار های متن باز، ساده سازی و اختصاصی سازی متدولوژی های توسعه نرم افزارها می تواند مد نظر قرار گیرد.
   8. بازار خود را درست انتخاب کنید:اگر بهترین محصول را تولید کنید اما بازار هدفی که انتخاب می کنید مناسب آن نباشد به سود دست پیدا نخواهید کرد. باید دقت کنید که قیمت تمام شده محصول برای آن بازار مناسب باشد و هزینه های بازاریابی و تبلیغات صرف امور موثر برای ان بازار باشد. با هدفمند کردن و کاهش هزینه های سربار فروش از طریق انتخاب بازار درست، تبلیغات موثر، افزایش اثربخشی فرآیند فروش، هرس کردن مشتریان و تمرکز بر یک گروه مشخص، وجود بازارهای چندگانه که بتوان در مواقع افت یک بخش یا ورود رقبای جدی به آن، بخش دیگری را جایگزین کرد، باعث می شود شما به یک نرخ فروش پایدار دست پیدا کنید، این پایداری به شما کمک می کند که در بخش هزینه ها نیز به یک ثبات و برنامه ریزی مشخص دست پیدا کنید و کار شما در مدیریت مالی شرکت ساده تر شود.
   9.  با دولت شوخی نکنید! این اشتباه بزرگی است که سازمانهایی مثل دارایی، تامین اجتماعی و ادارات کار را دست کم بگیرید و هزینه های بیمه، مالیات تکلیفی، مالیات بر ارزش افزوده، مالیات حقوق و یا قراردادهایی مانند کار را سرسری گرفته، در آنها تعویق بیاندازید و یا با بکارگیری حسابدار ناوارد، دچار مشکلات و سوء تفاهم با این سازمانها شوید. شاید بکار گیری یک حسابدار با تجربه گران باشد، اما اگر واقعا ارزشش را داشته باشد، بسیار به شما کمک خواهد کرد و می تواند هزینه های جاری و کسورات قانونی شما را تا حد قابل توجه ای پایین نگه داشته و کنترل کند.
  10. بازی کنید. رابرت کیوساکی کتابی نوشته است به نام “بابای پولدار، بابای بی پول”، اگر چه این کتاب برای ما ایرانی ها نوشته نشده است اما خواندن آن بد نیست. یک بازی هم ساخته است به نام بازی “گردش پول”.  “گردش پول” برای ما فنی ها که دید مالی نداریم، ابزار خوبی است برای یادگیری و کسب دیدگاه، تجربه و شناخت مالی از طریق بازی. فرصت کردید همراه با خانواده، دوستان و یا حتی مدیران و کارکنان شرکت خود این بازی را انجام دهید. البته دقت کنید که به خاطر این بازی گمراه نشوید و ریسک های بدون منطق انجام ندهید. دنیای واقعی با محیط بازی متفاوت است!

مجدا تاکید می کنم که دقت کنید ما فنی ها عقل کل نیستیم و باید از کمک افراد خبره در زمینه مسائل مالی کمک بگیریم. بنابراین به موارد بالا صرفا به عنوان یک به اشتراک گذاری تجربه نگاه کنید تا یک دستورالعمل شفا بخش!
همین!

منبع :http://weblog.radmanitd.com/index.php/archives/896#more-896

با تشکر از نویسنده مقاله آقای علی واحد از شرکت رادمان