تالار تخصصی حسابداری

سيستم مديريت گردش كار بستري فراهم مي آورد تا بوسيله آن انجام رويه هاي سازماني و يا به عبارت ديگر گردش كار سازمان براساس فرآيندها بصورتي كاملاً مكانيزه و خودكار درآيد. با استفاده از اين سيستم مديران و برنامه ريزان سازمان مي توانند فرآيندهاي اجرايي سازمان را مطابق نظر خود تعريف نموده و در هر زمان تغيير دهند. مسئولين اجراي فرآيندها در مورد نحوه اجراي فرآيندهاي تحت مسئوليت خود اطلاعات كامل و به روز دريافت نموده و در هر لحظه مي توانند بر روند اجراي هر يك از فرآيندها تاثير گذارند. مديران سازمان به آساني نظارت دقيقي بر روند اجراي روا لهاي جاري در سازمان خود داشته و گزارشهاي آماري ارائه شده توسط اين سيستم اطلاعات بسيار با ارزشي را در جهت بازمهندسي فرآيندهاي كاري و تجاري سازمان و بهبود رو شها در اختيار ميگذارد.

وظيفه اصلي سيستم مديريت گردش كار، ارسال نمودن كارهاي روزانه سازمان به اشخاص مناسب در زمان معين مي باشد كه مي بايست قابليت پيگيري و مانيتورينگ را نيز دارا باشد.

نكته قابل توجه اينست كه نبايد اين سيستم را با سيستمهاي مكاتبات و دبيرخانه اشتباه نمود، زيرا وظيفه سيستم گردش مكاتبات صرفا ايجاد، ارسال، پيگيري، ... در محدوده نامه مي باشد در حاليكه سيستم مديريت گردش كار در سطحي فراتر با تمام برنامه هاي كاربردي و تمام اسناد سازماني و موجوديت هاي تجاري در ارتباط است. سيستم مديريت گردش كار بعنوان جزو لاينفك و هسته اصلي هر سازمان الكترونيك و سيستمهاي مديريت منابع سازماني (ERP)
می باشد.

كاربردهاي سيستم دريك نگاه
بطور كلي ميتوان كاربردهاي سيستم را به سه دسته كلي تقسيم نمود:
الف) براي مشتري (مردم)
كاهش مراجعات حضوري و غير ضروري
آگاهي از نحوه جريان كار
صرفه جويي در هزينه و زمان
برقراري ارتباط دو طرفه و پيگيري مستمر كارها
حصول نتيجه در حداقل زمان ممكن
رضايت و تكريم مشتري
ب) براي سازمان
مكانيزاسيون فرايندها و پياد ه سازي الگوي فرايندگرا
يكپارچه سازي سيستمها، سرويسها و فرايندها
خلوت شدن سازمان بواسطه مراجعه حضور كمتر
كاهش مشكلات رواني كارمندان و فرصت زماني بيشتر براي انجام امور
تقسيم و توزيع سريعتر و به موقع كارها بر اساس منابع انساني سازمان
كاهش اشتباهات و تخلفات اجرايي و هزينه هاي مرتبط
افزايش در كارآيي و عكس العملها با توجه به شفافيت در فرايندها
امكان پاسخگويي سريعتر و اتوماتيك به مشتري در كوتاهترين زمان و بهينه ترين هزينه
ارزيابي عملكرد و جمع آوري آمار و ارقام واقعي از وضعيت اجرايي سازمان
شناسايي نقاط قوت و ضعف فرايندها       
       بهبود و اصلاح مداوم فرايندها با توجه به آمار واقعي و وضعيت اجرايي

براي توسعه دهندگان نرم افزار

ج) براي توسعه دهندگان نرم افزار
توليد و توسعه سريع برنام ههاي كاربردي مبتني بر گردش كار
استفاده از تكنولوژي مدرن با حداقل هزينه و زمان
تكميل و ارتقا سيستم جاري

مخاطبين سيستم
با توجه به ماهيت اين سيستم كليه سازمانهايي كه قصد دارند بسوي يك سازمان الكترونيك قدم بردارند و شركتهاي توليد كننده نرم افزار كه در توليد محصولات يك سازمان الكترونيك، اتوماسيون سازماني، سيستمهاي جامع و مديريت منابع سازماني فعاليت مينمايند بعنوان مخاطبين اصلي اين سيستم بشمار مي آيند  اين سيستم تمامي وزارتخانه ها، سازمانها، كارخانجات و شركتها اعم از دولتي و غير دولتي، اداري و صنعتي، بزرگ و كوچك را كه بخصوص داراي روالهاي كاري مشخص ميباشند، مورد خطاب قرار مي دهد .

یک مثال

در هر سازمان ارائه
خدمات در قالب يكسري روال قابل تعريف انجام م يگردد، بعنوان نمونه در صورتيكه نياز به درخواست كالايي در يكي از بخشهاي سازمان بوجود آيد، اين نيازمندي توسط سرويسهايي كه توسط بخشهاي ديگر سازمان مهيا شده است و طي يك روال تعريف شد ه برآورده مي گردد، بنابراين علاوه بر ارائه سرويس هايي همچون ثبت  درخواست كالا يا سفارش، بررسي اعتبار، صدور حواله و ... نياز به كنترل روال انجام كار نيز ميباشد كه براي تحقق آن به سرويس مديريت گردش كار نياز ميباشد، اين سرويس ميبايست يك سرويس فراگير باشد تا بتواند كليه فرايندها و روالهاي سازمان را پوشش دهد. با استفاده از سرويس گردش كار كليه امور مربوط به تخصيص وظايف و كنترل گردش كار بصورت اتوماتيك انجام مي پذيرد.

Linkback: https://irmeta.com/meta/b297/t3336/