تالار تخصصی حسابداری

سلام
لطفاً به سوالات زیر پاسخ دهید تا شاید بتونم برخی از موارد این نرم افزار رو تشریح کنم؛
1. در کدینگ مورد استفاده در نرم افزار همکاران سیستم، آیا هزینه حقوق و دستمزد اداری و تولیدی و ... باید بصورت مجزا تعریف شوند؟
2. آیا هزینه های مربوط به دارایی در جریان ساخت، در ابتدا در هزینه ها منظور می شوند و یا در سرفصل دارایی ها قرار می گیرند؟
3. آیا امکان پاک کردن چیزی (سند حسابداری، وارده، صادره، فاکتور فروش و ...) در نرم افزار وجود دارد؟
4. در زمان ثبت پرداخت به تامین کنندگان، آیا امکان ثبت با عطف به یک خرید در گذشته وجود دارد؟
5. در زمان ورود جنس به داخل انبار، آیا ثبت حسابداری بصورت دستی می خورد و یا بصورت یکپارچه سند مالی مالی خودکار ثبت می شود؟
6. در زمان فروش و ثبت های مالی مربوطه، آیا امکان کنترل اعتبار مشتری وجود دارد؟
7. آیا امکان ثبت اسناد حسابداری بصورت خودکار در زمان های تعریف شده وجود دارد؟ (مثلاً هر ماه)
8. تغییرات سازمانی و تغییر در مراکز هزینه، به چه صورت در نرم افزار قابل انجام است؟
9. ...

1. من متوجه نشدم. سوالم رو واضح تر می پرسم. در کدینگ سیستمهای مرسوم ایرانی، هزینه های اداری، تولیدی، فروش و ... به تفکیک تعریف می شدند. مثلاً هزینه تلفن تولیدی، هزینه تلفن فروش، و همینطور هزینه تلفن اداری. سوالم این بود که آیا در این سیستم هم، به همین صورت هزینه ها باید در کدینگ تفکیک شوند یا ...؟
برخی از سیستم ها، با طبقه بندی مراکز هزینه به تولیدی، اداری، فروش و ... این مشکل را حل کرده اند. بطوریکه نیازی نیست شما یک عنصر هزینه مثل هزینه تلفن را در بخش های مختلف کدینگ تعریف نمایید.

2. بهیچ وجه اینطور نیست. من الان با نرم افزاری کار میکنم که در اون هزینه های مرتبط با دارایی در جریان ساخت رو، حتما باید به یک حساب سود و زیانی (P&L account) ببرم و برای اون یه مرکز هزینه هم انتخاب کنم. دلیل این امر این هست که شما کنترل دقیقی بر روی دارایی در جریان داشته باشید و هر میزان از هزینه های انجام شده که قبول دارید را در انتهای دوره، به حساب دارایی منظور نموده و از هزینه خارج کنید.

3. خب اگه تو یه نرم افزار ERP به این راحتی بتونید چیزی رو پاک کنید، فاتحه اون نرم افزار رو باید خوند. در نرم افزاری که من باهاش کار می کنم امکان نداره بتونید چیزی رو پاک کنید. اسناد حسابداری، وارده، صادره، فاکتور فروش و ... هیچکدوم بهیچ وجه پاک نخواهند شد. حتی ویرایش هم تابع شرایط خاصی هست و اگر بتونید ویرایش کنید، تنها فیلدهای خاصی رو اجازه خواهید داشت ویرایش کنید.
فرض کنید در یک سازمان بسیار بزرگ با کاربران بسیار زیاد، و گردش مالی بسیار بالا، افراد براحتی امکان پاک کردن و ویرایش رو داشته باشند. آیا این مورد فسادزا نیست؟ آیا عقلانی می باشد؟
در ضمن سوالی که برای من پیش میاد اینه که فرض کنید در فرآیند خرید کالا، ابتدا یک درخواست کالا، دستور خرید، سفارش خرید، وارده انبار و ثبت حسابداری، صاره انبار و ثبت حسابداری و ... اتفاق می افته.
در این فرآیند، درخواست کالا از یک قسمت صادر شده و در نهایت کالا خریداری و در انبار وارد شده و به واحد مربوطه صادر میشود. حالا اگر فرآیند بالا کاملا بهم پیوسته و یکپارچه باشد و در این بین، سند حسابداری وارده انبار اشتباه ثبت شده باشد و به این نتیجه برسید که باید اون رو حذف کنید، آیا می تونید این کار رو بکنید؟ جوابتون به این سوال چیه؟

4. در سیستم های پیشرفته، در زمان ثبت پرداخت به تامین کننده می توانید ثبت تان را با یک تراکنش قبلی ارتباط دهید. به این امکان، اصطلاحاً Clearing گفته می شود. در این صورت، نیازی به مغایرت گیری دائمی حسابها وجود ندارد و اگر تمام ثبت هایتان را به این صورت بزنید، اقلام باز کمی در حسابها وجود خواهند داشت. زمانی که از حسابی گزارش می گیرید، می توانید انتخاب کنید که تمام گردش ها، گردش های باز و یا گردش ها Clear شده را به شما نمایش دهد.
این امکان در تمام حوزه ها موجود است و برای مثال، در خزانه داری، مغایرت گیری حساب بانک را بشدت کاهش خواهد داد. یا مثلا در حسابداری فروش، کنترل حسابهای قبلی مشتری و دریافتی ها و پرداختی ها و تضامین وی را بشدت کم خواهد کرد.

5. جالب است.

6. اقلام امانی نیز در کنترل حد اعتباری مشتری در نظر گرفته می شوند؟

7. فرض کنید چیزی را اجاره داده اید و هر ماه باید ثبت حسابداری درآمد اجاره را ثبت کنید. در سیستم های پیشرفته، می توانید نحوه ثبت سند را مشخص و بازه زمانی آنرا نیز تعریف کنید. سیستم بطور خودکار در زمانهای تعریف شده اسناد را ثبت خواهد نمود. این امکان با نام Recurring Entry معروف است و اگر گشتی در اینترنت بزنید با آن و مزایای آن بیشتر آشنا خواهید شد.

8. فرض کنید قابلیت گروه بندی چندگانه مراکز هزینه را دارا هستید. مثلا یک گروه بندی بصورت تولیدی و اداری و فروش است و همزمان گروه بندی دیگری نیز بصورت ایران، چین، دبی، بر روی مراکز هزینه انجام داده اید. در سیستم می توانید گزارش مراکز هزینه تولیدی و اداری و فروش را بگیرید. ضمنا خواهید توانست گزارش مراکز هزینه ایران، چین، دبی را نیز به تفکیک بگیرید.
حالا فرض کنید یک مرکز هزینه از دبی به ایران منتقل می شه و یا از اداری به فروش منتقل می شه. در سیستم های پیشرفته جابجایی یک مرکز هزینه (و یا چیزی شبیه به اون)، تنها با یک Drag & Drop ساده قابل انجامه و بعد از جابجایی، تمام گردش آن مرکز هزینه نیز جابجا خواهد شد. این مورد رو ما در زمان جابجایی واحد جمعداری اموال از دپارتمان اداری به دپارتمان برنامه ریزی تجربه کردیم.