تالار تخصصی حسابداری

سلام

حسابی که بیش از یک دوره مالی گردش نداشته باشد یک حساب راکد است و اکثر نرم افزارها چنین گزارشی را میتوانند تهیه کنند اما خود شما هم با یک تراز چهارستونی تفصیلی یا بهتر 6ستونی میتوانید حسابهای بدون گردش را فوری شناسائی کنید.
اینگونه حسابها به دلایلی باز مانده است که باید بررسی و پیگیری شود مواردی اصلاح و مواردی که قابل وصول نیست طی نامه ای به مدیریت با مجوز مدیریت هزینه گردد.

سلام

ابتدا بررسی کنید این پیش پرداخت موضوع چه کار یا قراردادی است سپس نگاه کنید اگر صورتحساب دریافت شده چگونه سند خورده و بر اساس آن اقدام کنید و اگر کاری انجام نشده از مدیریت استعلام کنید وضعیت این پیش پرداخت چی میشه تا از طریق مدیریت و مسئولین پیگیری کنند و هنگامی که به شما اعلام کردند که غیر قابل برگشت است شما هزینه کنید.

با سلام

درابتدا باید به ماهیت این سرفصلها توجه نمود.
بطورکلی :
پیش پرداخت در قبال اخذ خدمات( پیش پرداخت جاری) و خرید( اقلام سرمایه ای) ایجاد میگردد. تعریف کلی آن نیز بیانگر پرداخت وجه قبل از انجام تعهد میباشد. لذا نهایتا مانده این حساب به هزینه( جاری) یا دارایی ( سرمایه ای) تبدیل میگردد.
 پیش دریافت بیانگر اخذ مبالغی بابت انجام کار یا خدمتی در آینده و یا فروش کالا میباشد. لذا نهایتا مانده این حساب در روال عادی میبایستی به درآمد تبدیل گردد.

حسابهای دریافتنی نیز شامل تجاری ( حسابها و اسناد دریافتنی تجاری) و غیر تجاری ( سایر حسابها و اسناد دریافتنی) میباشد که تجاری ناشی از بدهی خریداران به شرکت و غیر تجاری بابت اقلام غیر تجاری از قبیل پرداخت وام به پرسنل شرکت می باشد که دارای ماهیت غیر تجاری می باشد.بطور کلی مطالباتی که ناشی از فروش باشد بعنوان تجاری طبقه بندی میگردند و سایر اقلام مطالبات بعنوان غیر تجاری طبقه بندی می گردند.
حسابهای پرداختنی نیز همانند حسابهای دریافتنی به تجاری ( حسابها و اسناد پرداختنی تجاری) و غیر تجاری ( سایر حسابها و اسناد پرداختنی) قابل تفکیک می باشند. حسابهای پرداختنی تجاری ناشی از  خریدهای تجاری از قبیل مواد اولیه، کالا و ... بوده  که عمدتا بابت انجام عملیات اصلی شرکت صورت میپذیرد. بعنوان نمونه شرکت تولیدی جهت عملیات تولید خود بعنوان عملیات اصلی  عملیات اصلی، مواد اولیه خریداری مینماید و یا شرکت بازرگانی نسبت به خرید کالا جهت فروش اقدام مینماید. سایر اقلام پرداختنی که در طبقه بندی فوق قابل انعکاس نباشند بعنوان  غیر تجاری در نظر گرفته می شود از قبیل  مالیات و عوارض و ....

از سوی دیگر راکد بودن هریک از این اقلام و سرفصلها نیز منطقی نبوده و می بایستی بررسی لازم نسبت به علت آن صورت پذیرد که از جمله میتوان به عدم گردش مناسب اطلاعات در  شرکت اشاره نمود. بعنوان مثال در خصوص پیش پرداختها ممکن است واحد خدمات گیرنده نسبت به اعلام آن به واحد مالی اقدام ننموده باشد و یا در خصوص پیش دریافتها قرارداد فروش فسخ شده باشد لیکن بدلیل عدم ارسال اطلاعات مرتبط با آن به واحد مالی و یا عدم اقدام به موقع واحد مالی در خصوص ثبت آن، همچنان در این سرفصل باقی مانده باشد و یا اینکه فروشمحقق شده باشد لیکن در دفاتر ثبت نشده باشد. هرچند نهایتا ممکن است بنابر رویدادهای آتی این قبیل اقلام تعیین تکلیف و تسویه گردند( از قبیل مراجعه خریدار جهت اخذ وجوه واریزی به شرکت بعنوان پیش دریافت بدلیل فسخ قرارداد فروش ) لیکن دفاتر مالی در هر لحظه باید منعکس کننده آخرین رویدادهای موجود باشد. این امر علاوه بر شفافیت دفاتر، باعث انعکاس صحیح محتوای رویداد مالی نیز میگردد. بعنوان مثال در صورتیکه قرارداد فروش بامشتری فسخ شده باشد وجوه دریافتی از ایشان دیگر ماهیت پیش دریافت نداشته و می بایستی به سرفصل حسابهای پرداختنی منتقل گردد. چون در صورت عدم انجام این امر استفاده کننده از صورتهای مالی پیش دریافت را با این دید در نظر میگیرد که منجر به حصول درآمد میگردد.
یا در خصوص پیش پرداختها نیز همین مفهوم برقرار است. پیش پرداخت یعنی مبلغی که تبدیل به هزینه ( جاری) و یا دارایی ثابت(سرمایه ای)میگردد و حسابهای دریافتنی یعنی مبالغی که بیانگر طلب واحد تجاری از دیگران میباشد و بررسی راکد بودن آن ممکن است منجر به احتساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول گردد. لذا هریک  از سرفصلهای دفاتر مالی دارای ماهیت مختص خود بوده و اطلاعات لازم را به استفاده کننده ارایه می نماید و در صورت عدم انعکاس صحیح آن، منجر به گمراهی استفاده کننده خواهد شد.
ظاهرا مورد مطرح شده توسط حسابرس شما نیز بیانگر عدم انعکاس صحیح این اقلام در سرفصل مربوط به خود می باشد.لذا شما ابتدا می بایستی نسبت به رفع این ایراد اقدام نموده( اگر واقعا چنین ایرادی وجود دارد) و متعاقبا نسبت به تعیین تکلیف آن اقدام نمایید. بعنوان مثال در خصوص پیش پرداخت شما باید به دنبال مستنداتی حاکی از انجام تعهدات از سوی طرف مقابل باشید و اگر کلا موضوع اخذ خدمات منتفی شده می بایستی از سرفصل پیش پرداخت خارج و به سرفصل بدهکاران منتقل نموده و اقدامات لازم جهت وصول آن انجام گردد. در خصوص حسابهای دریافتنی نیز علاوه بر ضرورت انجام اقدامات لازم جهت وصول آن ( از قبیل مکاتبه با مشتری و یا در صورتی که مشتری دایمی شما باشد از طریق اعمال آن در روابط فیمابین جاری) در صورت ضرورت نسبت به احتساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول (پس از اخذ مجوزهای مورد نیاز) اقدام نمایید. یا در خصوص پیش دریافتها اگر واقعا فروش و یا خدمات انجام شده، نسبت به احتساب آن به حساب درآمد اقدام گردد و در صورت فسخ و منتفی شدن موضوع معامله به سرفصل بستانکاران منتقل گردد چون بهرحال دیگر ماهیت پیش دریافت نداشته و  مبلغ مزبور بدهی شما به خریدار می باشد. لازم به ذکر است که یکی از موارد حساسیت زا از منظر مالیاتی وجود اقلام عمده پیش دریافت میباشد چون بحث عدم شناسایی درآمد پیش آمده و لذا می بایستی از انعکاس صحیح این اقلام در دفاتر اطمینان حاصل نمود.