تالار تخصصی حسابداری

بخش دوم

اتفاق زیر در یکی از بانک‌های یکی از کشورهای جنوب شرقی آفریقا رخ داده است.

 کارمند صندوق جلوی پیشخوان بانک، کارمند بسیار ساعی و سخت کار بود و طی سال‌ها کار در آن شعبه، هر ساله به عنوان کارمند نمونه انتخاب شده و به دریافت جایزه نقدی و بعضی مواقع هم بلیت رفت و برگشت به یک کشور خارجی و اقامت در یک هتل 5 ستاره، به خرج بانک، نائل شده بود. البته ایشان از سفر به خارج از کشور همیشه امتناع می‌ورزید. این کارمند طی 15 سال کار در آن شعبه، هیچ وقت غیبت نداشت و هیچ وقت از مرخصی استعلاجی یا مرخصی استحقاقی استفاده نکرده بود و می‌گویند که روزی بود که با وجود داشتن 40 درجه تب، سرکار آمده بود! ريیس شعبه به او گفته بود که آن روز را تعطیل کند و نزد پزشک برود. او در جواب گفته بود که چیزی نیست، خوب می‌شوم، کار مهم‌تر از هر چیزی است! صبح‌ها، اولین نفری بود که سرکار می‌آمد و شبها هم آخرین کسی بود که محل بانک را ترک می‌کرد. همیشه در کارهایش دقیق و مطیع دستورات مافوق خود بود. آیا به نظر شما چنین شخصی مستحق این نبود که به عنوان کارمند نمونه و آن هم برای هر سال انتخاب شود؟ مطمئن هستم که شما خواننده‌‌گرامی هم اگر جای ريیس آن شعبه بودید، هر سال او را به عنوان کارمند نمونه انتخاب می‌کردید و بهترین پاداش‌ها را به او اهدا مي‌كرديد.

حال موضوع چه بود؟ در آن زمان که سیستم‌ها دستی بود (البته در اصل قضیه هیچ فرقی نمی‌کند که سیستم‌ها دستی باشد یا مکانیزه)، ایشان در کارت سپرده مشتریان دست می‌برد و به نحوی از حساب آنها برداشت می‌کرد، ولی در کارت مشتریان، مبالغ واقعی مانده حساب را با مداد در کنار کارت یادداشت می‌کرد تا اگر آن مشتریان به بانک مراجعه می‌کردند، بداند که مانده واقعی آنها چقدر است و تا چه مبلغی می‌تواند به آنها پرداخت به عمل آورد. بدین‌ترتیب، این کارمند نمونه!، نمی‌توانست حتی یک ساعت هم از پشت صندوق خود دور شود، حتی برای مراجعه به... .

روزی یک حسابرس که عضو یکی از انجمن‌های حرفه‌ای حسابداری معتبر دنیا بود و به طور دقيق کار خود را می‌دانست (یک حسابدار خبره عضو یک انجمن حرفه‌ای معتبر دنیا حتما و صد در صد کار خود را می‌داند، در غیر این صورت نمی‌تواند عضو یک انجمن حرفه‌ای حسابداری معتبر دنیا باشد)، پرونده پرسنلی کلیه کارکنان را از قسمت کارگزینی اخذ كرد و شروع به مطالعه (یا به نظر بعضی‌ها، وقت‌‌گذرانی!) کرد تا اینکه به پرونده آن صندوقدار رسید.

خیلی زود متوجه شد که آن کارمند حدود 15 سال به مرخصی نرفته و همیشه یک کار، یعنی صندوقداری بانک را به عهده داشته است. مطلب را با ريیس شعبه در میان گذاشت و از ريیس شعبه خواست که بدون چون و چرا و بدون کوچک‌ترین اتلاف وقت، حکم مرخصی یک‌ماهه برای آن صندوق دار صادر و از آن لحظه صدور حکم، مرخصی ایشان شروع شود. حکم مرخصی صادر و به امضای مسوولان مربوطه رسید و به آن صندوق‌دار اطلاع داده شد که به سرعت به قسمت کارگزینی مراجعه کند. آن صندوقدار هم به قسمت کارگزینی مراجعه كرد. حکم مرخصی اجباری تقدیم حضور ایشان‌ شد که از همان لحظه شروع می‌شد. آن کارمند ابتدا گفت که او به مرخصی احتیاج ندارد و جایی هم ندارد که به مرخصی یا برای تفریح و غیره برود و ترجیح می‌دهد که کار کند، زیرا کار برای او از بهترین تفریحات و استراحت‌ها، مطلوب‌تر و مهم‌تر است. ريیس کارگزینی به ایشان فرمود که این یک حکم مرخصی اجباری است، چه میل داشته باشید چه نداشته باشید، حتما باید به مرخصی بروید. ريیس شعبه به او گفت که از همین لحظه در مرخصی هستید و کارمند دیگری جای شما پشت صندوق نشسته است. آن کارمند وقتی دید که دیگر هیچ چاره‌ای ندارد و باید حتما صندوق عزیز و دوست داشتنی خود را ترک کند، از حال رفت و از حالت عمودی، به صورت افقی روی زمین دراز کشید و به طور كامل بیهوش شد. از روی مانده حساب‌ها که با مداد روی کارت‌ها یادداشت شده بود، کل مبلغ سوء‌استفاده ایشان معلوم‌ شد. باز جای تشکر از ایشان (کارمند نمونه!) دارد که مانده‌های واقعی حساب‌ها را با مداد روی کارت‌ها یادداشت کرده بود! بنابراین مشخص شد که چرا ایشان مایل به رفتن مرخصی و استفاده از مسافرت‌های آنچنانی به خرج آن بانک امتناع می‌ورزید و در بدترین حالت بیماری، سرکار می‌آمد. باید واقعا اعتراف کرد که کارمند نمونه آن شعبه بانک بود! آفرین بر ایشان!

یکی از مواردی که در کنترل‌های داخلی مطالعه می‌کنیم این است که کسانی که دارای پست‌های حساس در یک شرکت هستند (البته حساس از نظر رابطه داشتن با دارایی‌های یک شرکت و سایر موارد مهم)، باید حتما از مرخصی سالانه خود استفاده كنند و در غیاب آنها، کار آنها باید توسط شخص یا اشخاص دیگری در آن شرکت انجام شود و کارهای آنها انباشته نشود تا آن شخص یا اشخاص که از مرخصی بر می‌گردند، کارهای آنها انباشته نشده باشد و خود آنها کارهای انباشته شده را انجام دهند. علت این امر آن است که هرگاه شخصی به مرخصی می‌رود و شخص دیگری در غیاب او کار او را انجام می‌دهد، اگر اشکال یا موردی در کار او وجود داشته باشد، توسط کارمند جایگزین شده مشخص مي‌شود. بنابراین، در هر واحدی لازم است که کارکنان از مرخصی سالانه‌ خود استفاده کنند و در غیاب آنها، حتما شخص یا اشخاص دیگری، کلیه‌ وظایف آنها را انجام دهند. این خود یک کنترل داخلی بسیار مهم محسوب می‌شود.

یکی از کنترل‌های بسیار خوبی که در بانک‌ها مشاهده می‌شود این است که هر چند وقت یکبار، هر کارمندی از یک شعبه به شعبه دیگر منتقل مي‌شود و مدت زمانی که طول می‌کشد تا به او اطلاع دهند که از شعبه فعلی به شعبه دیگری منتقل‌ شود، بسیار کوتاه است. به کلیه شرکت‌ها، سازمان‌ها، ارگان‌ها و... عرض مي‌كنم که به موسسات حسابرسی معتبر اطمینان کامل داشته باشند. آنها می‌توانند خدمات بسیاری در امور مالی به شما ارائه دهند، از جمله: حسابرسی و بازرس قانونی، ایجاد سیستم‌های حسابداری مالی و صنعتی، ایجاد کنترل‌های داخلی مطلوب، رسیدگی‌های خاص، حل اختلافات مالی بین صاحبان سازمان‌ها و واحدها، مشاوره در امور مالی، مالیاتی و بیمه، ایجاد بخش حسابرسی داخلی و ده‌ها نوع خدمات مالی دیگر. در خاتمه مقاله باید داستان کوتاهی تعریف کنم که سال‌ها قبل در واحدی که حسابرسی می‌کردیم، رخ داد. شخصی که در آن واحد مورد رسیدگی سوء‌استفاده کرده بود (جزو همان اشخاص انگشت شماری که بارها در مقاله‌هایم تکرار کرده‌ام که از تعداد انگشتان یک دست، آنهم دستی که دو تا سه انگشت آن در اثر حادثه ناگوار قطع شده، تجاوز نمی‌کند)، طی مدت رسیدگی ما که حدود یک‌ماه طول کشید (البته از همان روز اول از روی‌‌گردش یک حساب پی به سوء‌استفاده ایشان بردیم و موضوع را به مدیریت شرکت اعلام کردیم، ولی می‌خواستیم که کلیه موارد سوء‌استفاده ایشان را کشف کنیم)، موهای پرپشت و سیاه این شخص (البته از جنس مذکر)، کاملا سفید شد. حالش بسیار بد و رنگی بر چهره نداشت. یکی از علائم بارز ایشان این بود که سعی می‌کرد به هیچ وجه به صورت مستقیم به چهره حسابرس‌ها نگاه نکند و به صورت آشکار از روبه‌رو شدن با همه حسابرسان اجتناب می‌ورزید. پایان داستان این شخص این است که عاقبت به خیر نشد. یک مثال معروف است که: شما مواظب ریال‌ها باشید، ریال‌ها مواظب‌تومان‌ها خواهند بود.

ایجاد کنترل‌های داخلی مناسب و مطلوب جزو وظایف مدیریت هر واحد است، ولی این کار باید توسط اشخاص مستقلی که هیچگونه نفعی در آن واحد ندارد، به وجود آید و بهترین این افراد که در کار خود نیز کاملا مسلط و با تجربه هستند، موسسات حسابرسی معتبر هستند.

امیدوارم که کلیه صاحبان و مدیران شرکت‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌ها، این سری مقالات را مطالعه فرمایند و به اهمیت وجود کنترل‌های داخلی که طی سال‌های کاری خود تجربه کرده‌ام، پی ببرند. البته مطمئن هستم که کلیه اشخاص نامبرده به این امور کاملا واقف هستند و موارد این سری مقالات فقط می‌تواند تجربیات اینجانب را در رابطه با ایجاد و وجود کنترل‌های داخلی به اطلاع آن سروران برساند.

*حسابدار رسمی – عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان

سلام

مشکل اینجاست که شرکتهای ما  سیستم محور نیستند و تابع فرد بوده و فرد نیز کسانی را انتخاب میکند که با روحیات وی سازگار باشند.
مشکل مدیران ما احترام است و شما فقط احترام بگذار و کار نکن هیچ اتفاقی نمی افتد اما کار درست حسابی کن ولی منتقد باش و از کار و روشهای غلط انتقاد کن مطمئنا" تحمل شما را از دست میدهد و اخراج خواهی شد.این مشکل فرهنگی غیر قابل حل است و در شرکتهای مامتاسفانه خود صاحبان آن اجازه تقلب را به دیگران میدهند چون افکار آنان دخالت دارد در نحوه تفکرات مدیران اجرائی.

1 - اولین مورد در رابطه با صندوق شرکت‌ها است. در بعضی از شرکت‌ها فکر می‌کنند که اصولا صندوق باید تحت نظر حسابداری باشد. باید بگویم که این امر کاملا غلط بوده و قسمت مالی نباید به هیچ وجه با وجوه نقد سر و کار داشته باشد.

آقای هوانسیان فر یک مقداری کلاسیک با مسائل برخورد میکنند. اینکه صندوق زیر نظر کجا باشد خیلی مهم نیست بلکه کنترل آن مهم است که باید زیر نظر واحد مالی صورت بگیرد.همه ما قبول داریم در واحد حسابداری باید بخش دریافت و پرداخت وجود داشته باشد و فکر کنم یکی از موارد دریافت و پرداخت پول باشد و به نظر من سوء استفاده از اسناد اعتباری خیلی بیشتر از صندوق است که در دست مالی قرار دارد.

2 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده می‌کنم که چک‌ها توسط قسمت مالی صادر و مهر می‌شود و سپس جهت امضا، به صاحبان امضاي مجاز ارائه می‌شود. صدور چک‌ها جزو وظایف قسمت مالی نیست، تحت هیچ عنوان. صدور چک‌ها باید توسط یک قسمت مستقل از قسمت مالی (خزانه‌داری) صورت پذیرد و جهت امضا و مهر، به صاحبان امضاي مجاز تسلیم گردد. مهر شرکت نیز باید در اختیار یکی از صاحبان امضاي مجاز باشد.

خوب کاش میگفتید قسمت خزانه داری زیر نظر کجاست .انبار ؟ تولید ؟ حراست؟

حالا استاد هوانسیان فر سر رسید چکها و تعهدات به عهده کیست؟ چون وظیفه واحد خزانه داری است که گزارشی از سررسید تعهدات تهیه کند اما همه میدانیم چکها فقط بخشی از تعهدات شرکت است پس اینجا با این سیستم یک وظیفه مهم را شکستن عواقبش به عهده چه کسیست؟

بند 4 به بعد هم درست است ولی یک چیز مهم هم باید عرض کنم واقعا" نمیتوان همه چیز و همه کس را در همه شرایط کنترل کرد و خود پیاده سازی یک سیستم کنترلی قوی مستلزم صرف هزینه های بسیار گزاف است لذا بجای آن انسانهای درست تربیت کنیم تا مشکلی به وجود نیاید.
مسئله این است که در هر سمتی باید اختیاراتی وجود داشته باشد شما نمیتوانید به یک مسئول دوربین و میکروفن نصب کنید و یک نفر هم مامور او کنید و یک نفر دیگر هم مامور آن مامور کنید که نکند آن 2 تبانی کنند به یکباره خواهید دید 3نفر تبانی کرده اند.مهمترین موضوع تربیت جامعه ای سالم است.


بااحترام