تالار تخصصی حسابداری

چرخه پرداخت شامل مجموعه ای از فعاليتهای متناوب و فرآيند پردازش داده های مربوط به خريد انواع مواد اوليه، كالاها، خدمات، ملزومات، داراييهای ثابت و ساير داراييها و همچنين پرداخت بهای آنها است. همچنین اين چرخه در زمینه هایی مانند زمان و مقدار سفارش اوليه يا مجدد كالای مورد نياز، عملكرد فروشندگان مانند تحويل به موقع و كيفيت، صحت صورتحسابهای فروشندگان، امكان استفاده از تخفيفات نقدی خريد، پيش بينی پرداختهای نقدی و كارآيی دايره خريد اطلاعاتی را فراهم می نمايد. تهيه اين گونه اطلاعات، نيازمند گردآوری داده های مالی و عملياتی، مبادله برون سازمانی داده ها بین شرکت با فروشندگان و مبادله درون سازمانی داده ها بين چرخه مزبور با سایر چرخه ها، به ویژه چرخه تولید و چرخه درآمدها و دریافتهای نقدی است تا در نهايت اطلاعات لازم برای ثبت در دفاتر و انعکاس در صورتهای مالی و گزارشهای عملکرد فراهم گردد.
 از آنجا كه در چرخه مخارج و پرداختهای نقدی هر شركتی تهديدهای بالقوه ای مانند عدم وجود يا كسری موجوديها، خريد غيرضروری يا در حجم بسيار زياد، خريد با قيمت بالا، خريد با كيفيت پايين، خريد از فروشندگان غيرمجاز، دريافت رشوه توسط مامور خريد، دريافت كالای سفارش داده نشده، اشتباه در سفارش كالای دريافت شده، سرقت موجوديها، اختلاس وجوه نقد با پرداخت به فروشندگان ساختگی يا از طريق دستكاری چكها، اشتباه در صورتحسابهای فروشندگان، پرداخت بهای كالای دريافت نشده، پرداخت دوباره بهای يك صورتحساب، عدم استفاده از تخفيف نقدی، از بين رفتن داده ها و اشتباه در ثبت و انتقال خريدها، موجودیها و پرداختها با آثاری برحسب مورد شامل توقف توليد، كاهش فروش، افزايش هزينه ها، از دست دادن داراييها، مشكلات نقدينگی، از بين رفتن اطلاعات محرمانه و اشتباه بودن صورتهای مالی و به تبع آن تصميم گيریهای غلط وجود دارد؛ لذا اطلاع صحیح و به موقع از نیازهای شرکت، وضعیت موجودیها و وضعیت فروشندگان برای مدیریت اثربخش اين چرخه حیاتی بوده و با روشهای كنترلی مناسب مانند سيستم دايمی موجوديها، تجزيه و تحليل عملكرد فروشندگان، خريد از فروشندگان مصوب، ممنوعيت دريافت هديه از فروشندگان، بررسی دقيق و تصويب تمام درخواستهای خريد، طراحی فرمهای دارای شماره سريال چاپی، تهيه ليست قيمت برای تطبيق، درخواست شركت در مناقصه برای خريدهای عمده، الزام به شمارش همه اقلام محموله های دريافتی، كنترلهای دسترسی فيزيكی به داراييها، مستندسازی نقل و انتقالهای داخلی موجوديها، شمارش فيزيكی ادواری موجوديها، كنترل صورتحسابهای فروشندگان، تطبيق صورتحساب فروشنده با فرمهای مربوطه، الزام به وجود مدارك پشتيبان برای هر پرداخت، پرداخت بهای نسخه های اصلی صورتحساب فروش و مستندات مربوط به آن، كنترل ورود داده ها به سيستم، پرداخت بهای تمام خريدها از طريق چك، محدود كردن دسترسی به وجوه نقد، چكهای سفيد و ماشين امضای چك، پرفراژ كردن مبلغ بر روی چك، تفكيك صحیح وظايف، تهيه صورت مغايرت بانكی، كنترل های دسترسی به سيستم، ايجاد نسخه های پشتيبان و بازيابی سيستم، تهيه و بررسی گزارشهای عملكرد سيستم و كنترلهای بودجه ای می توان اين تهديدها را بی اثر نمود.
 در شرکتهای دارای ساختار سازمانی مناسب، اقدامات عمومی چرخه مخارج و پرداختهای نقدی تحت سه فعاليت اصلی زير انجام می شود:         
 1) درخواست خريد کالای مورد نياز: اين موضوع كه چه كالايی، در چه زمانی و به چه ميزانی بايد خريداری شود؛ از جمله تصميمات كليدی و اولين گام در چرخه مخارج و پرداختهای نقدی است. اگرچه گاهی اوقات درخواست خريد اوليه يا مجدد كالا توسط واحدهای مختلف شركت يا از چرخه توليد يا به صورت سفارش های فاقد موجودی از چرخه درآمدها و دريافتهای نقدی اعلام می شود، اما به طور طبيعی اين درخواست بايد توسط قسمت كنترل موجودی در دايره انبار گرفته شود. درهرحال درخواست خريد سندی است كه درخواست كننده، شرح، مقدار، قيمت و كد كالا، تاريخ نياز به كالا، محل تحويل و فروشنده پيشنهادی را تعيين می كند. 
2) اقدام به خريد كالای مورد نياز و سپس دريافت، نگهداری و توزيع کالای خريداری شده: دومين گام در چرخه مخارج و پرداختهای نقدی، سفارش دادن كالای مورد نياز و خريد آن و سپس دريافت، نگهداری و در نهایت توزيع كالای خريداری شده بين واحدهای درخواست كننده است. فعاليت خريد معمولا توسط مامور خريد در دايره خريد انجام می شود. نقطه شروع این فرآيند، دريافت روزانه فرمهای مصوب درخواست خرید می باشد. مهمترين تصميم در فعاليت خريد، انتخاب فروشنده است كه هنگام اتخاذ آن بايد به عوامل قيمت، كيفيت و اطمينان از دريافت كالا توجه شود. اين عوامل به اعتماد شركت به فروشنده بستگی دارد بنابراين بررسی سوابق و صلاحيت فروشنده يك عنصر حياتی است. علاوه براین، بايد ليستی از فروشندگان بالقوه تهيه شود تا درصورتی كه فروشنده اصلی قادر به ارائه كالای مورد نظر نباشد؛ بلافاصله فروشنده بعدی انتخاب گردد. فعاليت اصلی بعدی، دريافت و انبار كردن كالای خريداری شده است. مسئوليت دريافت برعهده دايره رسيد كالا و مسئوليت نگهداری برعهده دايره نگهداری كالا است. اين دوایر زير نظر مدير انبار فعاليت می كنند. دايره رسيد كالا دو مسئوليت مهم شامل تصميم گيری در مورد پذيرش يك محموله و بررسی و تاييد كيفيت و كميت كالا را برعهده دارد. این مسئولیتها بسیار مهم هستند زیرا اولا پذيرش كالای سفارش نشده باعث اتلاف وقت و فضای انبارمی شود و ثانیا شركت بايد اطمينان يابد كه تنها بهای كالای سالم و واقعی دريافت شده را پرداخت و اطلاعات موجودیهای خود را به صورت صحيح بهنگام  می¬كند. بنابراين دايره رسيد كالا بايد ضمن بررسی فرمهای مربوطه، تک تک اقلام را پيش از انتقال به انبار به دقت از نظر كيفيت بازرسی و از نظر كميت شمارش كند. با انتقال كالا به انبار، دايره نگهداری كالا مقدار اقلام وارد شده را تاييد می كند. سند و مدرك اصلی در فرآيند دريافت كالا٬ فرم رسيد انبار است. اين فرم جزييات هر محموله مانند تاريخ دريافت، تعداد، شرح و كد كالاهای دريافت شده، موسسه حمل كننده، فروشنده و شماره درخواست خريد را مستند می سازد. نسخه ای از فرم رسيد انبار جهت تصويب صورتحساب فروشنده برای دايره حسابهای پرداختنی ارسال و نسخه ديگر آن در دايره رسيد كالا بايگانی می شود. سپس، کالای خریداری شده با صدور فرم حواله انبار و اخذ رسید، به واحد درخواست کننده تحویل داده می شود.
3) تصويب صورتحساب خريد و سپس پرداخت بهای کالای خريداری شده: سومين گام در چرخه مخارج و پرداختهای نقدی، تصويب صورتحساب فروشنده و سپس پرداخت بهای آن است. تصويب صورتحساب فروشنده توسط دايره حسابهای پرداختنی انجام می شود. اين دايره زير نظر رئيس حسابداری فعاليت می كند و هدف آن مجاز كردن پرداخت بهای كالاهایی است كه سفارش داده شده و به طور واقعی دريافت شده اند. تحقق اين هدف نيازمند تهيه اطلاعات داخلی از فعاليتهای خريد و رسيد كالا است. نسخه ای از فرم درخواست خريد نشان می دهد كه كالاهای مندرج در صورتحساب، واقعا سفارش داده شده اند. نسخه ای از فرم رسيد انبار نيز مقدار كالا و ورود آن به انبار را تاييد می كند. هنگام دريافت صورتحساب از فروشنده، دايره حسابهای پرداختنی علاوه بر كنترل صحت محاسبات رياضی آن، اطلاعات مندرج در صورتحساب را با اطلاعات مندرج در فرمهای مربوطه مطابقت داده و پس از تاييد، فرم دستور پرداخت را صادر می كند. آخرين فعاليت در اين چرخه، پرداخت بهای صورتحسابهای تصويب شده توسط صندوقدار است. صندوقدار نيز زير نظر رئيس حسابداری فعاليت می كند. صندوقدار صورتحساب و فرمهای مربوطه را از دايره حسابهای پرداختنی دريافت و پس از بررسی و تاييد، چك را صادر و برای تاييد و امضاء برای مقامات مجاز ارسال و در نهايت با اخذ رسيد، تسليم فروشنده می نمايد.
در خصوص چرخه مخارج مربوط به خرید خدمات، موضوع اصلی حصول اطمینان از انجام خدمت مورد نظر به طور واقعی میباشد. لذا نظارت دقیق در خصوص فرآيند  مزبور بطور دقیق میبایستی اعمال گردد که يكی از راههای  كنترل و نظارت بر فرآیند خريد خدمات، تفويض مسئوليت آن به سرپرست دايره مربوطه و سپس مقايسه ادواری هزينه های واقعی با مبالغ بودجه شده و بررسی هرگونه مغايرت فیمابین آنها میباشد.