سیستم کنترل اطلاعات
سیستم اطلاعات مدیریت(MIS) چیست؟
این اصطلاح ، سیستمی برای تأمین اطلاعات مورد نیاز مدیریت بر پایه ای منظم تعریف می شود.
از جنبه نظری، این سیستم می تواند دستی یا رایانه محور باشد.
اصطلاح سیستم در MIS شامل نظم، ترتیب و هدف است. بهعبارت بهتر، MIS بر اطلاع رسانی به مدیریت و نه صرفاً داده ها تمرکز می کند. از طرف دیگر یک MIS داده ها را به شیوه ای قابل فهم سازماندهی کرده و در زمانی مناسب اطلاعات را در اختیار می گذارد.داده ها خامند، حقایقی هستند تجزیه و تحلیل نشده، مانند اعداد، نامها یا کمیتها. اما همینداده ها این حقایقی که برای مدیران بطور نسبی بی فایده اند، به هنگامی که تجزیه و تحلیل شده و پردازش شوند، تبدیل به اطلاعات می گردند.
چرا سیستم های پشتیبای رایانه ای جایگزین نظام های متمرکز می شوند؟
امروزه مدیران، اطلاعات را بکار می گیرند تا عرصه های مختلف سازمانی را به گونه ای اثربخش و کاراکنترل کنند. بسیاری از این اطلاعات در خدمات رسان رایانه ای ذخیره می گردند که سیستمهای داه محور کوچکتری هستند که در رایانه های گوناگون ذخیره می گردند. این اطلاعات بعداً و از طریق صفحه نمایش رایانه در دسترس مشتریان قرار می گیرند.
اطلاعات نقشی حیاتی در کنترل کارکردمدیریت دارند. این واقعیتو نیز فناوری امروز، تمرکز زدایی کنترل اطلاعات را تشدید نمودهاست. اکنون مدیران دارند مصرف کننده نهایی می شوند، مشتریانی که به آنها خدمات ارائه می شود.
وقتی مدیری مصرف کننده نهایی می شود، مسئولیت کنترل اطلاعات را بعهده گرفته است. مدیران به عنوان مصرف کنندگان نهایی ناچارند از نیازهای خود آگاهی یابند، همین طور باید از سیستمهای در دسترس برای رسیده به آن نیازها مطلع شوند و ناگزیرند که مسئولیت شکست سیستمهای خود را بپذیرند. بنابراین اگر آنها اطلاعاتی را که نیاز دارند، ندارند هیچکس جز خودشان سزاوار سرزنش نیست.


چگونه MIS می تواند برنامه ریزی را تسریع کند؟
در سالهای اخیر مدیران در تعدادی از سازمانها دریافته اند که نظام اطلاعات می تواند به مثابه ابزاری در راستای ارائه امتیاز رقابتی به شرکتهایشان بکار گرفته شود.
سیستم اطلاعات مدیریت چه اثری در تصمیم گیر دارد؟
یک MIS اثر بخش، با همان سرعتی که می تواند اطلاعات را کسب کند، موجب بهبود توان تصمیم گیری مدیریت نیز خواهد شد.
این اثر بخشی را می توان در شالوده نیاز به یک تصمیم گیری، در توسعه و ارزیابی جایگزین های آن و در گزینش نهایی بهترین جایگزین مشاهده کرد.
امروزه مدیر قادر است کاستی ها را سریعاً مشخص و آنها را ارزشیابی نماید، مجموعه ای از سوالات چه می شود اگر... را بر اساس داده های مالی طرح کند و در نهایت بهترین جایگزین را بر اساس پاسخهای داده شده به سوالات انتخاب نماید.
سیستم اطلاعات مدیریت چگونه بر ساختار سازمانی اثر می گذارد؟
MIS سازمان را گسترده تر می سازد.یک MIS رایانه محور نیاز به نظارت مستقیم و گزارشهای کارمندی را به مثابه مکانیسمهای کنترل کاهش می دهد.یک مدیر می تواندآنچه را در زیر زمین فروشگاه یا در بخش حسابهای پرداختنی می گذرد، فقط با فشاردادن چند دکمه از پایانه رایانه ای به روی صفحه نمایش بیاورد. این امر به مدیران اجازه می دهد سازمان را بیشتر ارگانیک کنند بدون اینکه کنترل را از دست بدهند.

سیستم اطلاعات مدیریت چه اثری روی قدرت دارد؟
اطلاعات قدرت است. هر چیز که دستیابی به اطلاعات مهم و کمیاب را دگرگون سازد قصد دگرگونی روابط در سازمان را دارد.سیستم اطلاعات مدیریت جایگاه سلسله مراتب قدرت را در یک سازمان تغییر می دهد.مدیران میانی دیگر به عنوان حلقه پیوند حیاتی در سازمان تلقی نمی شوند.
در مجموع شاید بهترین اثری که سیستمهای کنترل رایانه محور بر روی ساختار قدرت دارند، محدود نمودن طیف کنترل مدیریت ارشد باشد.
آیا MIS الگوی ارتباطات سازمانها را دگرگون می کند؟
پیشرفت در فناوری اطلاعات به سرعت در حال تغییر دادن شیوه ارتباطی است که در سازمانها وجود دارد.بحثهای سنتی ارتباط سازمانی بر ارتباط رو به بالا و رو به پایین تمرکز یافته بود.جریان اولیه ارتباط رسمی عمودی بود.به هر حال MIS ارتباط جانبی و مورب بیشتر را بر مبنایی رسمی مجاز می دارد.
 بهم ریختگی طرحهای ارتباطی متوالی مدیران را مجاز میدارد که رسماً به ضبط آن بخشی از اطلاعات سازمانی بپردازند که قبلاًبه کانالهای غیر رسمی مانند شایعه محدود می شد.
MIS همچنین نیاز به کسب بسیاری از ارتباطاترا که قبلاً می باید رودررو انجام می گرفت، حذف کرده است. ارتباط رودررو منسوخ نخواهد شدف در عوض چنین ارتباطی هدفی متفاوت خواهد داشت.
MIS چه اثری بر کنترل دارد؟
MIS بدست آوردن اطلاعات کامل تر و دقیق را در مرحله سنجش کنترل امکانپذیر می سازد. بعبارت بهتر، پیچیدگی سیستم ممکن است مدیران را قادر سازد که بر آنچه که می خواهند بدانند، دقیقاً تمرکز یابند.

کنترل عملیات
فرایند تبدیل چیست؟
سازمانها کالا یا خدمات خود را با بهره گیری از روشهایی که به آنها فرایند تبدیل گفته می شود، تولید می کننند. مطمئناًفرایند تبدیل برای سازمانهای تولیدیبسادگی قابل اجراست اما آیا این موضع می تواند شامل سازمانهای خدماتی شود؟ یک سازمان خدماتی، سازمای است که برون داد های غیرمادی، آموزشی و پرورشی، پزشکی یا خدمات حمل و نقل تولید می کند که غیر محسوسند و نمی توانند در صورت موجودی ذخیره شوند و با مشتری در فرایند تولید واقعی شرکت کنند.
فرایند تبدیل همان قدر که به سازمانهای تولیدی مربوط است به سازمانهای خدماتی نیز مربوط می شود. این ارتباط با این حقیقت هم پشتیبانی می شود که حکومتهای ایالتی و محلی به نحوی فزاینده بر فرایند تبدیل تأکید می کنند.
مدیران چگونه می توانند هزینه ها را کنترل نمایند؟
سازمانهای بسیاری دیدگاه هزینه محور را برای کنترل کردن هزینه ها تصویب کرده اند. حوزه های کار، اداراتیا کارخانه هابعنوان هزینه متمایز شده اند و مدیران آنها مسئول عملکرد هزینه های واحدشان هستند. هزینه های کل هر واحدی بر دو نوع است: هزینه های مستقیم و غیر مستقیم.
چگونه مدیران می توانند هزینه های خرید را به حداقل برسانند؟
می گویند که هر آنچه انسانها مصرف می کنند نشان دهنده هویتشان است.فرایندها و برون دادهای سازمانها بستگی به درون دادهایی دارد که آنها مصرف می کنند. مشکل است که بتوان محصولات عالی را از درون داده های پست تولید کرد.
مدیران چه می توانند بکنند تا کنترل درون داد ها را تسریع نمایند؟ آنها نیاز به جمع آوری اطلاعاتی در باره تاریخ و شرایطی دارند که مواد وارد می شوند. آنها نیاز به جمع آوری داده هایی در مورد کیفیت مواد و رقابت پذیری آن مواد در فرایندهای عملیاتی دارند. بالاخره آنان نیاز به کسب داده هایی درباره بهای تمام شده تأمین کنندگان دارند.

چرا یک سازمان باید پیوند نزدیکی با تأمین کنندگان ایجاد کند؟ یکروند سریع و رشدیابنده در معاملات، تبدیل تأمین کنندگان به شرکاست.
کنترل نگهداری چیست؟
تحویل کالا یا خدمات به شیوه ای اثر بخش و کارا، نیاز به سیستمهای عملیاتی با کاربرد تجهیزات عالی و حداقل زمان دارد. از این رو مدیران ناگزیرند که به کنترل و نگهداری توجه داشته باشند.
سه دیدگاه نسبت به کنترل نگهداری وجود دارد. نگهداری پیشگیرانه که قبل از وقوع خرابی به اجرا در می آید. نگهداری ترمیمی که بازدید کامل، جایگزینی یا تعمیر تجهیزات است به هنگامی که نقصی روی دهد. نگهداری مشروط که به بازدیدیا تعمیری اشاره دارد که در پاسخ به بازرسیو سنجش وضعیت تجهیزات صورت می گیرد.
آیا بهبود مستمر و کنترل کیفیت یکی هستند؟
بهبود مستمر می تواند بطور پایدار کیفیت فرایندهای سازمانی، محصولات و خدمات را بهبود بخشد.گرچه برنامه های بهبود مستمر بر عملیات مبتنی بر جلوگیری از خطاها تأکید می ورزد، کنترل کیفیت بر شخصی کردن خطاها که ممکن است قبلاً اتفاق افتاده باشد، تأکید دارد.
پس منظور ما از کنترل کیفیت چیست؟ کنترل کیفیت جهت نظارت بر کیفیت، بمنظور اطمینان از این که محصول با بعضی استانداردهای از پیش تعیین شده مطابقت دارد یا نه تعریف می شود.
در اعمال کنترل کیفیت، مدیران باید تعیین نمایند که آیا انتظارآزمایش صددرصد اقلام را دارند یا اینکه یک نمونه می تواند کاربرد داشته باشد.
نمونه گیری قابل قبول مربوط به ارزشیابی مواد خریداری شده یا تولیدی می شود که قبلاً وجود داشته است. کنترل فرایند تولید به نمونه برداری ضمن فرایند تبدیل اشاره دارد که ببیند آیا خود فرایند تبدیل تحت کنترل قرار دارد یا نه.
توجه نهایی به کنترل کیفیت مربوط به این است که آیا نمادها مورد بررسی قرار می گیرند یا نمونه گیری متغیرها. بررسی و وطبقه بندی اقلام بر مبنای قابل قبول یا غیر قابل قبول نمونه گیری نمادین خوانده می شود.

کنترل های مالی
انواع نسبتهای رایج تجزیه و تحلیل
مدیران اغلب مایلند تراز سازمانی و صورتهای درآمد آن را بررسی کرده و نسبتهای کلیدی راتجزیه و تحلیل نمایند.
نسبت های نقدینگی چیست؟ نقدینگی معیار توانایی سازمان است که بتواند با تبدیل دارایی هایش به پول نقد، بدهی هایا قرضهای خود را بپردازد. مرسوم ترین نسبتهای نقدینگی ، نسبتهای جاری و سریع است.
نسبت جاری را نسبت دارایی جاری به بدهی های سازمان تعریف می کنند.
نسبت سریع همان نسبت جاری است، فقطارزش پولی موجودی ها از داراییهای جاری کسر می شود.
نسبت های بدهی کدامند؟ نسبتهای بدهی عبارتند از کاربرد وجوه قرض گرفته شده برای عمل و توسعه یک سازمان. نسبتهای بدهی مانند نسبت بدهی به دارایی یا نسبت عوایددفعات کارمزد می تواند به مدیران کمک کند.
نسبت گردش موجودی عبارتست از درآمد تقسیم بر موجودی. هرچقدر این نسبت بزرگتر باشد موجودی ها با کارایی بیشتر به مصرف می رسند. تقسیم در آمد بر کل دارایی ها را نسبت گردش کل دارایی ها گویند که سطح دارایی های لازم جهت کسب درآمدهای سازمان را به سنجش در می آورد.
نسبتهای سوددهی کدامند؟ سازمانهای سودآور مایلند که اثر بخشی و بازدهی خود را بسنجند. نسبتهای سوددهی برای این مقصود بکار گرفته می شوند. نسبتهای شناخته شده در این زمینه نسبتهای سود خالص بر درآمد و بازگشت سرمایه گذاری است.