تالار تخصصی حسابداری

نكات قابل توجه در تهيه دستورالعمل انبارگرداني
  1 ـ نكاتي كه بايد قبل از شمارش از طرف مسئولين شركت مورد توجه قرار گيرد :

         1ـ1ـ‌ انتخاب شخصي مسئول بعنوان هم آهنگ كننده انبارگرداني ، اين شخص سرپرستي عمليات شمارش را بعهده خواهد گرفت .

        2ـ1ـ درستورالعمل تهيه شده توسط هم آهنگ كننده كاملاً مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشكال و قبل از شروع عمليات شمارش بايد با مسئولين شركت و مؤسسه حسابرسي تماس حاصل شود .

       3ـ1ـ روزها و ساعات شمارش انبار بايد مشخص گردد و به قسمتهاي مختلف بصورت كتبي اطلاع داده شود كه انبار در روزهاي تعيين شده تعطيل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورد احتياجات خود قبل از روزهاي تعيين شده به انبار مراجعه نمايند ( متذكر مي شود، هرگاه درحين انبارگرداني بنابرضروت احتياج به نقل و انتقال موجوديها باشد، بايستي كليه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گيرد ) .

       4ـ1ـ گروههاي شمارش بايد با ذكر اسامي قبلاً تعيين و آموزش كافي داده شوند .

               لازم است به آنان تذكر داده شود تا درحين عمليات اگر به مسئله اي برخورد نمودند بايد با هماهنگ كننده موجودي برداري تماس حاصل نمايند .

        5ـ1ـ هماهنگ كننده موجودي برداري قبلاً انباريا انبارها  را مورد بازديد قرار دهد و مطمئن گردد كه :

              1ـ5ـ1ـ اقلام بشكلي چيده شده باشد تا شمارش به آساني انجام پذيرد .

              2ـ5ـ1ـ موجوديهايي كه به آساني شناخته نمي شوند با كمك مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح يا شرح كامل ، مشخص شوند .

              3ـ5ـ1ـ با اقلام ناباب ، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشند .

نكات قابل توجه در تهيه دستورالعمل انبارگرداني (ادامه 1)
           
 4ـ5ـ1ـ براي آنكه موجوديهاي اماني ( اجناس ديگران نزد شركت ) درشمارش موجوديهاي شركت بحساب نيايند بايد از ساير موجوديها جدا و مشخص چيده شوند .

             5ـ5ـ1ـ نام و ساير مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و برروي قفسه اجناس ياخود اجناس نصب يا گذارده شده باشد .

       6ـ1ـ  براي آسانتر شدن امر شمارش بايد برگه هاي شمارش در دو نسخه تنظيم و ازپيش آماده و شماره گذاري شده باشد ، هماهنگ كننده موجودي برداري مسئول كنترل صدور اين برگه ها بوده و لازم است كه حساب تعداد برگه هاي صادر شده (تسليم شده) به شمارش كننده گان را نگهدارد، براي كنترل دقيق برگه ها لازم است برگه هاي باطل شده ( بهردليل) همراه با برگه هاي استفاده شده به هماهنگ كننده تسليم گردد .

       7ـ1ـ  پيش از اجراي موجودي برداري آخرين شماره مدارك ثبت گردش موجوديها مانند برگ صدور كالا، رسيد كالا و غيره به هماهنگ كننده موجودي برداري گزارش گردد .

       8ـ1ـ  مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دريافت كالا به هماهنگ كننده موجودي برداري اطلاع داده شود تا ايجاد بدهي براي شركت قابل كنترل باشد .

       9ـ1ـ  تسليم گزارش اجناس موجودي درقسمت صدور كالا نيز مانند بند فوق بايد به هماهنگ كننده موجودي برداري اطلاع داده شود تا اطمينان حاصل شود، براي اين دسته از اجناس فاكتور صادر گرديده است يا جزو موجوديها بحساب آمده است .

       10ـ1ـ  براي جلوگيري از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن قسمتي از موجوديها لازم است در مدت زمان موجودي برداري جابجايي اجناس بين قسمتهاي مختلف تا آنجا كه ممكن است انجام نشود .

  نكات قابل توجه در تهيه دستورالعمل انبارگرداني (ادامه 2)
2ـ مواردي كه بايد طي شمارش مورد توجه قرار گيرند :  
       1ـ2ـ  موجودي برداري وسيله گروههاي دونفري انجام شود، يك فرد عمل شمارش را انجام داده و فردديگر ضمن تأييد شمارش آنرا ثبت نمايد ، تا آنجا كه امكان دارد يكي از افراد گروه دونفري بايد بگونه اي انتخاب گردد كه با موجوديها آشنا بوده و به آساني بتواند نوع و مشخصات موجوديها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده و درصورتيكه مشخصات برروي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد .
 
             1ـ1ـ2ـ چنانچه موجوديهايي براساس وزن ثبت ميشوند ، اطمينان حاصل شود تا وسائل لازم براي توزين موجوديها در دسترس باشد .

       2ـ2ـ   ترجيحاً ، موجوديها دوبار و هربار وسيله يك گروه دونفري متفاوت شمارش گردد .

       3ـ2ـ   براي جلوگيري از دوباره شمارش شدن يا شمارش نشدن پاره اي از موجوديها، شمارش بايستي بشكل اصولي انجام پذيرد مثلاً موجوديها را رديف به رديف ( ازابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاري مشخص نماييد .

       4ـ2ـ  امضاء تمام برگه هاي سفارش و هرگونه اصلاح درآنها وسيله هر دوگروه شمارش كننده ضروري است.

       5ـ2ـ  موجوديهاي معيوب، فاسد، كم مصرف و غيراستاندارد  بايد با ذكر مورد در برگه ها ثبت گردد .

       6ـ2ـ  بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجوديهاي سربسته توسط گروههاي شمارش كننده مورد شمارش قرار گيرد .

نكات قابل توجه در تهيه دستورالعمل انبارگرداني (ادامه 3)

3 ـ مواردي كه بايد پس از پايان موجودي برداري مورد نظر قرار گيرد .
       1ـ3ـ كليه برگه هاي شمارش (شامل برگه هاي استفاده شده ،‌باطل شده و استفاده نشده ) براي هماهنگ كننده موجودي برداري براي كسب اطمينان از استفاده درست و بجا از تمام برگه هاي شمارش ارسال شوند.

       2ـ3ـ  چنانچه نتيجه شمارش توسط دوگروه اختلافي را نشان دهد يا نتيجه شمارش با مدارك دائمي موجوديها اختلاف داشته باشد ، شمارش دوباره آنها با حضور هر دوگروه شمارش كننده و حسابرسان براي مشخص نمودن عدد نهايي و درست لازم مي باشد .
 
       3ـ3ـ  پس از خاتمه شمارش، چنانچه هرگونه اصلاحي دربرگه هاي شمارش لازم باشد بايد هرگونه اقدام با آگاهي حسابرسان و تأئيد هماهنگ كننده موجودي برداري باشد .

      4ـ3ـ  بايد نتيجه بدست آمده با مدارك دائمي ( درصورتيكه وجود داشته باشد ) و حساب كنترل در دفاتر مقايسه شوند .
 
       5ـ3ـ  بررسي مغايرات و اصلاح مدارك پس از تأييد هماهنگ كننده موجودي برداري امكان پذير خواهد بود.

       6ـ3ـ  برگه هاي شمارش و صورت جلسات بايد وسيله كليه مسئولين (شمارش كنندگان ، هماهنگ كننده موجودي برداري و حسابرس داخلي ) امضاء شود .
 
       7ـ3ـ  يك نسخه از دو نسخه مورد استفاده بايد بلافاصله براي حسابرسان ارسال شود .


Linkback: https://irmeta.com/meta/b1056/t4207/